BusinessAdvisingTeam va ureaza Sarbatori fericite!
Dec 242010
In continuarea postului anterior va supun atentiei acum trei lucruri de evitat atunci cand documentati procedurile unui sistem de management bazat pe standardele ISO.
Proceduri create pentru auditori.
Una din cele mai comune greseli facute de organizatii dar si de consultanti este: crearea procedurilor special pentru ochii auditorilor. O procedura creata trebuie sa foloseasca in primul rand organizatiei si sa descrie cat mai bine procesul respectiv. Cand creeam proceduri doar pentru ochii auditorilor putem ignora detaliile care chiar conteaza pentru companie concentrandu-ne atentia asupra detaliilor solicitate de standardul pe care il implementam.
Proceduri neclare.
Procedurile trebuie sa descrie clar fiecare activitate. Cand descriem o activitate trebuie sa fie suficient de detaliata astfel incat sa poata raspunde la intrebarile: cine face? / ce face? / cand face? . Dupa ce ati documentat una sau mai multe proceduri trebuie sa le recititi si la fiecare descriere a activitatii sa adresati intrebarile de mai sus. Daca aveti raspuns la toate inseamna ca procedura a fost documentata corect.
Tip: Procedurile trebuie concepute pentru organizatie si pentru posturile caracteristice acesteia, nu pentru ocupantii posturilor respective. Asta inseamna ca la intrebarea “Cine face?” raspunsul trebuie sa fie un nume de post din cadrul organizatiei nu numele celui ce ocupa postul respectiv.
Limitarea la procesele de baza sau la capitolele standardelor
Atunci cand documentati un sistem de management trebuie sa-l ganditi ca pe o unealta, o unealta folosita de managementul organizatiei. Managementul organizatiei trebuie sa foloseasca procedurile create de voi pentru a se asigura ca procesele caracteristice (toate procesele de business caracteristice companiei) sunt descrise, si mai mult decat atat, sunt descrise in mod clar si usor de inteles.
Daca tineti cont de cele de mai sus, nu aveti cum sa nu concepeti un sistem de management suplu si usor de intretinut.
Nu uitati sa ne vizitati la http://consultant-iso.ro
S-ar putea sa-ti placa si:
Dec 022010
www.consultant-iso.ro
Bun, asa cum probabil ati observat si voi, toata lumea vorbeste despre proceduri si despre necesitatea respectarii acestora. In schimb, sunt foarte putini aceia care constientizeaza motivele pentru care o organizatie are nevoie de proceduri.
Cateva din motivele pentru care un bun manager decide sa demareze documentarea proceselor de business (intocmirea procedurilor) sunt urmatoarele:
- procedurile bine facute furnizeaza informatii despre procesul/procesele de munca ce se desfasoara in organizatii;
- informatia furnizata de proceduri poate fi folosita pentru a satisface diferite cerinte de reglementare sau cerinte ale unor standarde (ISO 9001, ISO 14001 etc.);
- procedurile pot si trebuie sa fie folosite ca si suport de curs in cadrul instruirilor interne;
- procedurile se folosesc si pentru a imbunatati procesele descrise (in urma analizelor riguroase, bineinteles);
- procedurile ajuta angajatii sa-si desfasoare activitatile in care sunt implicati intr-un mod eficace/eficient.
Din pacate, trebuie sa recunosc faptul ca in activitatea mea de consultant pentru implementarea sistemelor de management am intalnit foarte putine organizatii care au decis procedurarea activitatilor (si certificarea unui sistem de management ISO) datorita sumei motivelor expuse mai sus.
