Cresteti eficienta afacerii printr-o analiza corecta a sistemului de management - partea a doua

Aug 262011

Aceasta este a doua si ultima parte a articolului dedicat analizei sistemului de management implementat. Daca in prima parte am vorbit despre elementele de intrare si despre planificarewa sedintelor, astazi va propun sa finalizam povestea elementelor de intrare si sa ne concentram un pic asupra elementelor de iesire ale analizei. La finele articolului aveti si cateva ponturi de care ar fi bine sa tineti cont.

Lectura placuta!

2. Analizarea elementelor de intrare (continuare de aici).

- stadiul actiunilor corective si preventive. Se analizeaza daca actiunile corective/preventive initiate (altele decat cele rezultate in urma auditurilor) au fost finalizate. Se analizeaza ce plus de valoare au adus aceste actiuni initiate precum si daca procesele au devenit mai eficiente in urma implementarii acestor actiuni. Daca ajungem la concluzia ca actiunile initiate anterior nu au fost eficace, trebuie sa initiem din nou actiuni corective/preventive corespunzatoare scopului nostru;

- actiunile de urmarire de la sedintele anterioare de management. Se vor monitoriza actiunile initiate in urma sedintelor anterioare. Se analizeaza gradul de indeplinire precum si proportia in care aceste actiuni si-au atins scopul. Daca, in cadrul sedintei, considerati ca actiunile respective nu si-au atins scopul, nu ezitati sa initiati noi actiuni cu acelasi scop;

- schimbarile care ar putea sa influenteze sistemul de management. Se vor analiza acele circumstante in care sistemul de management ar putea sa se schimbe – noi domenii de activitate sau renuntarea la o parte din acestea, noi puncte de lucru sau inchideri ale acestora etc. Se vor lua decizii in avans astfel incat sa contracaram eventuale dezechilibre ce pot aparea ca urmare a producerii acestor evenimente;

- recomandarile pentru imbunatatire. Se analizeaza recomdandarile pentru imbunatatirea activitatii primite atat de la auditori cat si de la clienti, parteneri sau autoritati. Se vor lua decizii pentru a urma acele recomandari care vor aduce plus de valoare activitatii companiei si proceselor sale.

3. “Producerea” elementelor de iesire.

Elementele de iesire caracteristice unei astfel de analize sunt decizii, documentate, cu privire la:

- imbunatatirea eficacitatii sistemului de management. Eficienta si eficacitatea unui proces se poate masura prin KPI (key performance indicators) aplicati proceselor. Ca sa puteti lua decizii solide referitor la eficacitatea proceselor, trebuie sa le puteti masura. Din motivul asta este bine ca atunci cand va definiti procesele in cadrul organizatiei sa stabiliti si KPI aferenti precum si metodele de monitorizare a acestora. Inarmati cu indicatori si metodologia de urmarie a lor, puteti masura procesele si puteti sa va dati seama daca procesele de business se desfoasoara optim sau nu. Daca nu sunteti multumiti atunci reanalizati procesele si luati decizii pentru a le aduce acolo unde simtiti ca trebuie sa fie defapt (in termeni de performanta, bineinteles). Deciziile pot consta in reproiectarea proceselor cu totul sau pot consta doar in modificarea valorilor KPI-urilor definiti;

- imbunatatatirea produsului in raport cu cerintele clientilor. Satisfactia clientilor este un aspect primordial al sistemului de management al calitatii. Daca clientii va cer un produs, e bine ca organizatia voastra sa-l poata livra. Daca clientii vostri va cer sa imbunatatiti produsul livrat, atunci e bine sa analizati cerintele acestora si sa le dati curs daca este posibil;

- necesitatea de resurse. Orice decizie luata in cadrul sedintei de analiza trebuie sa beneficieze de niste resurse alocate pentru a putea fi dusa la indeplinire. De aceea este extrem de important ca orice decizie luata sa fie insotita si de resursele alocate pentru ducerea la indeplinire. Resursele alocate pot fi resurse banesti, resurse umane, resurse materiale etc. Nu va sfiiti sa treceti la resurse absolut tot ce este necesar pentru a duce la indeplinire decizia luata.

4. Monitorizare.

Este bine ca la finalul fiecarei sedinte de analiza sa stabiliti modalitatea in care monitorizati indeplinirea deciziilor luate in cadrul sedintei. Eu recomand ca in fiecare luna sa se desfasoare sedinte in care se vor studia deciziile luate si gradul lor de indeplinire. In cadrul sedintelor de monitorizare ne putem asigura ca fiecare decizie este dusa la bun sfarsit sau, in situatia in care lucrurile nu decurg asa cum ne-am propus, sa luam decizii pentru a corecta evolutia lor.

TIPS:

- Sedintele de analiza si de monitorizare nu trebuie sa fie neaparat sedinte separate fata de sedintele operative (sau cum le numiti fiecare) ce le desfasurati periodic, subiectele acestea putand fi abordate intr-o sedinta normala;

- Asigurati-va de faptul ca managementul companiei sustine desfasurarea acestor sedinte, participa la aceste sedinte si aloca suficiente resurse pentru ducerea la indeplinire a deciziilor luate.

Pentru completari si discutii pe marginea subiectului, va invit sa postati comentarii aici. Nu uitati sa dati like paginii noastre de facebook pentru a pastra permanent legatura cu noi.




S-ar putea sa-ti placa si:

Cresteti eficienta afacerii printr-o analiza corecta a sistemului de management - prima parte

Aug 252011

Astazi va debuta un articol in doua parti referitor la analiza unui sistem de management. M-am aplecat mai mult asupra analizei unui sistem de management al calitatii pentru ca un studiu amplu si asupra analizei sistemului de management al mediului, al sanatatii si securitatii ocupationale ar fi ocupat un spatiu mult prea larg. Dar, daca solicitati, voi aborda si analiza celorlalte sisteme de management.

Astazi aveti cateva cuvinte despre planificarea sedintelor, si cateva cuvinte despre o parte din elementele de intrare ale analizei. Partea a doua a articolului se va focusa pe a doua parte a elementelor de intrare si pe elementele de iesire. Tot in partea a doua vor fi si cateva tipsuri referitoare la analiza sistemului de management. Acestea fiind spuse, eu zic sa intram in problema. Va urez spor la citit!

Analiza este una din cei mai importante etape ale unui sistem de management. Acest lucru vi-l spuneam inca de aici.

Importanta acestei etape vine din faptul ca aceasta analiza reprezinta unul din motoarele imbunatatirii sistemului de management, si implicit al profitabilitatii companiei care are un astfel de sistem de management implementat.

Ce trebuie sa facem pentru a desfasura o sedinta de analiza a sistemului de management ISO pentru a fi o activitate eficace (in afara de a convinge membrii managementului sa participe la sedinta :) )? Raspunsurile le aveti mai jos.

1. Planificarea sedintelor de analiza a sistemului de management implementat (indiferent ca vorbim de ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 sau orice altceva).

De cele mai multe ori, sedinta de analiza a unui sistem de management se desfasoara dupa auditul intern si inaintea auditului de certificare/supraveghere. Nu este nimic rau (este chiar recomandat) in a planifica si a desfasura analize ale sistemului mai des – pentru a monitoriza mai atent sistemul si pentru a evita derapajele. Pentru a pastra si inregistrari ale acestei etape, programarea sedintelor poate lua forma unor convocatoare, grafice de desfasurare ale sedintelor etc.

2. Analizarea elementelor de intrare.

Elementele de intrare ale analizei unui sistem de management ne sunt date de fiecare standard in parte. Daca vorbim doar despre sistemul de management al calitatii conform cu SR EN ISO 9001:2008, elementele de intrare (ce avem de analizat practic, in cadrul sedintei) sunt urmatoarele:

- rezultatele auditurilor (atat audituri interne cat si audituri desfasurate de terte parti). Se vor analiza: neconformitatile constatate, gradul de indeplinire a actiunilor corective initiate, modul in care activitatea a suferit imbunatatiri ca urmare a rezolvarii acelor neconforomitati, gradul de conformare a organizatiei cu cerintele etc. In situatia in care rezolvarea neconformitatilor nu a produs rezultatul scontat se vor initia noi actiuni care vor avea acelasi scop;

- feedbackul de la clienti. Se vor analiza reclamatiile primite precum si rezultatele campaniei de evaluare a satisfactiei clientilor. Trebuie luate decizii in baza raspunsurilor primite de la clienti si in baza reclamatiilor primite de la acestia pentru a creste gradul de satisfactie al acestora;

- performanta proceselor si conformitatea produsului. Se vor analiza procesele si performanta acestora (trebuie stabiliti si urmariti indicatori de performanta pentru procese) dar si gradul in care produsele rezultate se conformeaza cerintelor clientilor dar si cu alte cerinte. In etapa asta trebuie sa stam ochii mai ales pe cresterea eficientei proceselor. Deciziile luate cu referire la performanta proceselor trebuie sa vizeze cresterea performantelor – ce trebuie sa facem pentru a avea procese mai eficiente? raspunsul acestei intrebari trebuie cautat, analizat si dus la indeplinire;

Pentru completari si discutii pe marginea subiectului, va invit sa postati comentarii aici. Nu uitati sa dati like paginii noastre de facebook pentru a pastra permanent legatura.




S-ar putea sa-ti placa si:

ISO 14001 - Conformarea cu cerintele legale

Aug 192011

In articolul asta va dadeam cateva argumente pentru a implementa in organizatia unde lucrati (sau pe care o conduceti) un sistem de management al mediului. Primul argument adus in favoarea unui sistem de management de mediu ISO 14001  a fost acela ca va ajuta sa va conformati cu legislatia aplicabila in vigoare…cam greu de realizat in conditiile actuale ale tarisoarei noastre dar nu imposibil.

Iata ce ar trebui sa faceti pentru a va asigura ca cerintele legale aplicabile sunt urmarite si, apoi, respectate:

1. Depistati cerintele legale care vi se aplica…daca puteti :) .

Pasul asta este unul destul de dificil pentru ca trebuie sa va creeati acces la cerintele legale dar si la celelalte cerinte care vi se aplica. Aici trebuie sa luati in calcul atat cerintele legale dar si alte cerinte care vi se aplica. In acest sens, trebuie sa:

- Studiati prevederile contractuale! cerinte exprimate de catre clientii vostri (prin contracte, agremente etc.);

- Studiati cu atentie hotararile aplicabile la nivel local. Faceti vizite la Agentiile pentru protectia mediului, luati legatura cu inspectorii de acolo si lamuriti-va daca nu cumva aveti nevoie de autorizatie de mediu pentru activitatea pe care o desfasurati sau daca sunt prevederi referitoare la mediu cu aplicabilitate locala! – cerinte exprimate de administratiile locale unde va desfasurati activitatea (hotarari la nivel local cu privire la mediu);

- Studiati contractele de inchiriere pentru a observa orice obligatie care va revine din punct de vedere al mediului (colectare diferentiata a deseurilor, parametri pentru apa uzata, zgomot etc.) cerinte exprimate de prin contractele de inchiriere ale spatiilor unde va desfasurati activitatea (daca este cazul);

-  Studiati cerintele din autorizatia de mediu! cerinte exprimate prin autorizatia de mediu (daca detineti una);

- Studiati cerintele legale (legi, hotarari de guvern, ordonante si toate cele)! Cel mai usor este sa va abonati la un serviciu specializat, online, care va trimite zilnic actualizari ale legislatiei aplicabile.

2. Analizati masura in care compania voastra se conformeaza fiecarui act normativ sau cerinta gasita…(este de munca, stiu :) ).

Aici veti avea de furca cu factorii decizionali care trebuie sa aloce eventuale resurse pentru a realiza conformarea in totalitate (daca nu aveti pubele de colectare diferentiata a deseurilor, trebuie sa le cumparati…asta este un exemrplu de alocae resurse banesti). Exemplele pot continua in functie de specificul fiecarei organizatii, in functie de domeniul de activitate etc.

3. Intocmiti planuri de masuri (si duceti-le la capat :) ) cu referire la cerintele cu care inca nu va conformati.

Astfel de planuri trebuie facute pentru a avea o vedere de ansamblu asupra situatiei in care va aflati si asupra resurselor ce trebuie alocate. Nu uitati ca in aceste planuri sa includeti responsabili si termene de indeplinire. 

Cam atat despre conformarea cu cerintele legale din prisma lui ISO 14001. Pentru mai multe detalii, puteti oricand sa itnrebati aici, in sectiunea de comentarii, sau sa ne contactati.

Va asteptam si pe facebook dar si pe twitter pentru a continua sa schimbam idei si pareri despre domeniul ISO.




S-ar putea sa-ti placa si:

Trasabilitatea

Aug 052011

ISO 9001 zice:

atunci cand este cazul, organizatia trebuie sa identifice produsul folosind mijloace adecvate pe tot parcursul realizarii produsului.

…………………………………………………………………………………………………

Atunci cand trasabilitatea este o cerinta, organizatia trebuie sa tina sub control identificarea unica a produsului si sa mentina inregistrari.

Dupa cum ati vazut, standardul ISO 9001 nu obliga toate organizatiile sa posede un sistem de trasabilitate complex. Dar daca organizatia voastra produce bunuri ce pot avea impact asupra sanatatii si securitatii oamenilor, atunci un sistem de trasabilitate functional devine obligatoriu, fie ca aveti sau nu un sistem de management al calitatii ISO9001implementat/certificat.

Tinand cont de cele de mai sus, hai sa vedem cum tratam trasabilitatea, asta daca aveti un sistem de management ISO implementat/certificat.

1. Ce este trasabilitatea?

Pai…trasabilitatea poate fi definita ca: “abilitatea de a verifica istoricul si utilizarea unei componente in cadrul unui proces precum si abilitatea de a localiza produsul dupa livrare”.

2. De ce este bun un sistem de trasabilitate bine pus la punct?

- Daca va aflati in situatia in care constatati un defect aparut la un produs dintr-un lot deja livrat ar trebui sa puteti rechema produsele din lotul respectiv pentru remediere;

- Daca va aflati in situatia in care o materie prima folosita se dovedeste a fi neconforma (deci loturile de produse in care a fost folosita respectiva materie prima sunt compromise) trebuie sa puteti rechema loturile respective fie pentru a le remedia fie pentru a le inlocui cu alte produse;

- Daca activati in industria alimentara atunci trasabilitatea este o cerinta obligatorie si trebuie sa aveti abilitatea de a rechema din piata orice produs, in orice moment.

3. Cum se face?

- Materiile prime/materialele trebuie identificate la receptie (regulile de identificare/etichetare se stabilesc in interiorul fiecarei organizatii);

- Pe fluxul de productie, cand se demareaza productia pentru un nou lot, acesta trebuie insotit pe intreg fluxul de inregistrari ale sistemului de management al calitatii. Inregistrarile trebuie sa faca referire la: loturile de materie prima folosite, operatorii care participa la productia lotului respectiv, personalul implicat in operatiunile de masurare si monitorizare a productiei pe flux si la final;

- La finalizarea productiei, lotul respectiv trebuie insotit de inregistrari care sa contina referiri la cele de mai sus;

- La livrare trebuie sa identificam produsul astfel incat sa stim cand se face referire la respectivul lot, cine l-a produs, cand l-a produs, ce materii prime s-au folosit.

Daca v-a placut articolul va invit sa apasati butoanele like si tweet de mai jos. De asemenea va invit sa intrati in cea mai mare comunitate romaneasca de practicieni ISO de pe Facebook unde putem schimba pareri, opinii si experiente din domeniu.




S-ar putea sa-ti placa si: