Domeniul de aplicare - definire si formulare corecta

Sep 282011

Salut,

Orice sistem de management ISO implementat într-o organizație are un domeniu de aplicare.

Dacă vă întrebați de ce este nevoie să se definească domeniul de aplicare, răspunsul este unul simplu: organizația trebuie să poată dovedi respectarea consecventă a standardului ISO implementat în domeniul de aplicare ales și nu în alt domeniu. Dacă nu este definit domeniul de aplicare, nu știm ce activități desfașurate de respectiva companie sunt sub tutela standardului ISO implementat, nu?

În practică am observat faptul că există o tendință de a menționa în detaliu fiecare activitate care intră sub incidența dertificatului ISO, lucru care nu este tocmai corect.

O altă observație practică este faptul că se observă o tendință de a scrie în domeniul de aplicare toate codurile CAEN care se doresc a intra sub incidența certificării. Nici asta nu este o abordare benefică.

Cel mai simplu și corect mod de a defini domeniul de aplicare al unui sistem de management ISO presupune:

1. analiza obiectivă a proceselor ce se desfășoară în organizația ta;

2. stabilirea proceselor care vrei să intre sub incidența certificării ISO;

3. identificarea unei modalităţi de definire a acestor procese.

Întotdeauna procesele unei organizații presupun și existența proceselor suport așa că definirea lor nu este necesară. De asemenea, nu este bine să definiți domeniul de aplicare prin menționarea strictă a principalului cod CAEN.

Ca o concluzie, definește generic domeniul de aplicare al standardului ISO în compania ta, nu trebuie să menționezi și procesele suport în domeniul de aplicare. Evită să definești domeniul de aplicare al standardului ISO doar prin prisma codului CAEN (uneori s-ar putea ca acest cod CAEN să nu fie suficient).

Dacă aveți alte pareri sau doriți să comentați subiectul, vă astept aici, in secțiunea de comentarii. Nu uitați să aruncați un ochi și pe pagina noastră de facebook și să dați like dacă v-a placut blogul nostru.




S-ar putea sa-ti placa si:

Probleme cu comenzile primite de la client? S-a rezolvat, citește mai jos!

Sep 232011

Standardul ISO 9001 rezervă o parte importantă modalității de primire si tratare a cerințelor exprimate de client.

Chiar dacă lucrezi intr-o companie care nu are certificat sistemul de management al calității în conformitate cu standardul ISO 9001:2008, este bine să reții și să aplici cerințele standardului referitoare la relația cu clientul deoarece acestea pot fi considerate și un fel de best practices în domeniu.

Hai să vedem ce ne cere standardul referitor la subiectul ăsta:

1. determinarea cerințelor referitoare la produs;

2. analizarea cerințelor referitoare la produs (si păstrarea înregistrărilor aferente).

OK, hai să încep cu prima parte, și anume determinarea cerințelor clientului.

Cand o organizație primește o solicitare din partea unui client este bine ca reprezentantul de vanzări să confirme cu clientul: cantitatea produsului comandat, caracteristicile acestuia, modalitatea de livrare, modalitatea de plata.

Este bine ca toate aceste aspecte să fie păstrate sub formă de înregistrări ale sistemului de management. Dacă se primesc comenzi telefonice, este necesar ca acestea să fie scrise într-un caiet/registru/dosar/sistem informatic. Poate vi se pare un pic laborios dar este absolut necesar ca toate comenzile primite să fie scrise pentru a nu pierde din vedere absolut nicio solicitare primită.

Analizarea cerințelor referitoare la produs. Analizarea cerințelor referitoare la produs vine ca o consecință logică a determinării cerintelor referitoare la produs. Înainte de a oferi un răspuns ferm clientului trebuie să analizăm un pic cerința exprimată și să ne dăm seama dacă putem oferi clientului respectiv ceea ce el a cerut, în termenii solicitați. Numai după ce se face o astfel de analiză putem oferi clientului răspunsul ferm.

În etapa asta, problema apare la obținerea și păstrarea înregistrărilor. În practică am observat că oamenilor le este foarte greu să lase urme ale analizei (analiză pe care oricum o fac). Cea mai simplă metodă de păstrare a înregistrărilor este notarea respectivei analize direct pe solicitarea primită de la client (în practică se acceptă și o semnatură cu un OK dat de cel îndreptățit).

Dacă organizația foloște un sistem informatic de primire a comenzilor, acesta este bine sa fie prevăzut cu opțiuni de analiză si confirmare a comenzilor primite.

Eu consider că indiferent dacă firma ta are sau nu un sistem de management al calității implementat, este bine ca ea să respecte aceste două cerinte ale standardului ISO 9001:2008.

Acestea fiind zise, vă urez un weekend cât mai placut și odihnitor. Nu uitați să intrați pe facebook unde puteți citi deja bancul de vineri.





S-ar putea sa-ti placa si:

Obiectivele Sistemului de Management - 3 sfaturi fundamentale

Sep 222011

Orice sistem de management implementat presupune și stabilirea periodică a obiectivelor sale.

Obiectivele sistemului de management se stabilesc pentru a ști încotro vrem sa ne îndreptăm, ce surse alocăm pentru asta și in cât timp atingem “destinația” propusă. Obiectivele sunt o parte importantă a planificării sistemului, amintiți-vă ciclul PDCA!

Îți voi dezvălui mai jos cele 3 concepte esențiale care stau la baza stabilirii si îndeplinirii obiectivelor oricârui sistem de management:

1. Construiește obiectivele de jos în sus;

Implică întotdeauna personalul în stabilirea obiectivelor. Lucrul ăsta te va ajuta să impui obiectivele în organizație cu o mai mare ușurință. În construirea obiectivelor trebuie să pleci de jos în sus, pornind de la KPI.  Dacă nu ai KPI stabiliți, nu mai pierde vremea, definește-i și vei câștiga un control mult mai bun asupra proceselor de afaceri ale organizației.

KPI-ii trebuie să conveargă spre obiective…îndeplinirea KPI-ilor aferenți angajaților unui departament trebuie sa ducă la îndeplinirea obiectivelor respectivului departament. Obiectivele stabilite aferente departamentelor trebuie să ducă la îndeplinirea obiectivelor strategice ale companiei.

2. Obiectivele trebuie sa fie SMART
(Specific|Measurable|Achievable|Resourceful|Timely).

Ai grijă la modul în care formulezi obiectivele!

Trebuie să menționezi întotdeauna:

- resursele implicate în atingerea respectivului obiectiv (indiferent dacă este vorba de resurse materiale, bănești sau umane);

- unitatea de măsura a fiecărui obiectiv (nu poți formula un obiectiv fără să precizezi unde vrei să ajungă respectivul obiectiv). Forma “Creșterea numărului de clienți în următoarele 12 luni. Responsabil – Director de vânzări” nu este corectă, pe când forma: “Creșterea numărului de clienți în următoarele 12 luni cu minim 10%. Responsabil – Director de vânzări” este una corectă, măsurabilă.

- unitatea de timp în care te aștepți ca obiectivul să fie îndeplinit. Numai așa poți ști peste…un an, să zicem, dacă obiectivul respectiv a fost sau nu atins.

3. Monitorizați suficient de des obiectivele stabilite.

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le văd făcute în practică este lipsa monitorizării obiectivelor. Oamenii, de regulă, stabilesc obiective și își mai aduc aminte de ele tocmai peste un an, lucru total gresit. Pentru a te asigura că obiectivele tale se îndeplinesc într-o proporție acceptabila, trebuie să le monitorizezi periodic și să ajustezi evoluția lor atunci cand este cazul.

Ca de obicei, te invit să-ți spui părerea despre subiect, aici, pe blog, în secțiunea de comentarii. Nu uita de pagina noastră de facebook unde te aștept să mai discutăm.




S-ar putea sa-ti placa si:

Resurse umane - procesul de instruire

Sep 192011

Orice companie trebuie sa includa in procesele sale de dezvoltare si o componenta ce face referire la resursele umane disponibile. Daca tot avem resurse umane la dispozitie, trebuie sa facem orice ne sta in putinta sa le dezvoltam continuu.

O parte importanta a dezvoltarii personalului o constituie instruirea acestuia. Din perspectiva standardelor ISO (mai ales a standardului SR EN ISO 9001:2008), instruirea personalului trebuie sa ocupe un rol important in intreg sistemul de management.

Instruirea personalului face obiectul subclauzei 6.2.2. a standardului SR EN ISO 9001:2008.

Iata ce trebuie avut in vedere atunci cand va propuneti sa abordati aceasta clauza:

1. Planificarea instruirii.

Planificarea trebuie sa fie facuta cat mai responsabil pentru ca aceasta poate contine planificari de costuri, alocari de personal s.a.m.d. Referitor la acest pas, trebuie sa generati o inregistrare la inceputul fiecarui an in care sa va planificati: tematia de instruire, personalul de instruit, instructorul (fie ca este un instructor intern, fie ca este un instructor angajat), durata instruirilor, data de desfasurare a instruirilor etc.

In practica se accepta si pot exista cazuri de instruiri neplanificate. De exemplu daca s-a depistat o neconformitate si actiunea corectiva initiata presupune si instruirea personalului, instruirea aceasta nu trebuie sa fie si planificata. Daca avem angajati noi, acestia trebuie instruiti…nici aceasta instruire nu trebuie sa fie una planificata.

2. Instruirea propriuzisa.

Indiferent de forma instruirii care are loc (interna/externa), voi trebuie sa obtineti dovezi ale faptului ca personalul respectiv a fost instruit. Daca vreti si va este mai usor, puteti prevede in procedura voastra ce inregistrari se obtin in urma instruirilor interne si ce inregistrari trebuie obtinute in urma instruirilor externe. De cele mai multe ori, in intern se folosesc procese verbale de instruire iar extern sunt utilizate acele certificate de participare la curs.

3. Evaluarea eficacitatii instruirii.

Odata finalizata instruirea propriuzisa nu trebuie sa considerati si procesul de instruire ca fiind finalizat. Evaluarea eficacitatii instruirii constituie o parte extrem de importanta in procesul de instruire si dezvoltare resurse umane. Aceasta etapa se poate desfasura de mai multe maniere, personalul se poate testa, personalului i se pot observa actiunile de dupa instruire pentru a determina daca si-au imbunatatit activitatea sau nu…

Aceasta evaluare a eficacitatii instruirii poate furniza o multime de informatii despre personalul nostru si despre metodele de instruire ce functioneaza (sau nu) asupra acestuia. In baza rezultatelor evaluarilor se pot lua decizii importante: metodele viitoare de instruire, tematica de instruire, metodele de testare etc.

Voi ce parere averi despre procesul de instruire vaut din prisma standardelor ISO? Astept aici comentariile voastre. De asemenea va astept si pe facebook pentru a mai sta un pic la palavre.




S-ar putea sa-ti placa si:

Implementati corect un sistem de management ISO

Sep 162011

Implementeaza ISO intr-un mod corect, nu te pacali cu ofertele “bomba” de pe net.

Stiu, tentatia este mare sa dai 2 lei, sa ti se trimita documentatia pe mail, s-o printezi, sa platesti nu-stiu-cat si sa va treziti cu certificatul ISO in cutia postala.

Totusi, o sa incerc in cele ce urmeaza, sa te conving sa apelezi la consultanti care ofera solutii reale si personalizate organizatiilor in care se duc.

Iata cele mai importante 3 aspecte pe care trebuie sa le ai in vedere atunci cand iti implementezi un sistem de management ISO:

1. Nu-ti bate singur cuie-n talpa! Asta inseamna sa creezi un sistem care sa-ti fie folositor tie si organizatiei tale. Nu trebuie sa accepti orice procedura iti serveste un consultant ca si model, in schimb trebuie sa accepti o procedura care este creeata pentru tine si organizatia ta;

2. Sistemul de management implementat trebuie sa devina un stil de viata in organizatie. Asta inseamna ca atunci cand iti construiesti sistemul de management trebuie sa ai in vedere si faptul ca acesta trebuie folosit in mod curent in organizatie.

Construieste proceduri usor de aplicat pentru tratarea reclamatiilor, identificarea/evaluarea furnizorilor, aprovizionare/receptie/depozitare, vanzare/livrare etc. Incerca sa responsabilizezi personalul organizatiei si elimina pe cat posibil procesele complicate de aprobare ale documentelor (cu exceptia cazurilor cand chiar este nevoie de asa ceva….contracte, agreementuri cu clientii sau ale parti interesate);

3. Sistemul de management implementat trebuie sa poata fi folosit si in alte scopuri decat auditurile de certificare/supraveghere. Cand se proiecteaza sistemul de management trebuie avut in vedere faptul ca acesta TREBUIE folosit si in alte scopuri decat auditurile.

Procedurile sistemului pot fi folosite ca material didactic pentru noii angajati, din acest motiv procedurile trebuie sa fie cat mai clar formulate.

Procedurile sistemului implementat pot constitui si interfata cu partile interesate, din acest motiv procedurile ce sunt la interfata cu partenerii este bine sa fie cat mai simple si clare si comunicate partenerilor pentru a cunoaste si ei regulile jocului.

Astea fiind zise, va astept in sectiunea de comentarii a blogului pentru a va impartasi impresiile despre acest articol. De asemenea, va astept si pe pagina de facebook pentru a fi in permanenta legatura.




S-ar putea sa-ti placa si:

Calitate crescuta a produselor prin evaluarea eficace a furnizorilor

Sep 022011

Din ce cauza se face evaluarea furnizorilor?

Orice sistem de management al calitatii implementat/certificat pleaca de la urmatoarea premisa: calitatea produselor rezultate este influentata in mare parte de calitatea materialelor/mteriilor prime/serviciilor aprovizionate.

Tinand cont de asta, o evaluare a furnizorilor a devenit obligatorie ca si masura de control a calitatii intrarilor in procese.

Modalitatea de evaluare a furnizorilor este diferita, in functie de mai multi factori: specificul domeniului de activitate, specificul produselor/serviciilor aprovizionate etc.

In practica, se intalnesc sunt doua metode de evaluare a furnizorilor:Aprovizionare de la furnizori evaluati. Cutie

1. chestionarul de autoevaluare;

2. evaluarea in-house a furnizorilor, in functie de criterii stabilite in prealabil.

Eu prefer varianta a doua…mi se pare mai cinstita. Daca aplicam metoda, evaluam noi furnizorii, in baza criteriilor stabilite de firma, in functie de specific. Cateva citerii de evaluare sunt: modalitatea si termenul de plata, pretul, termenul de livrare, existenta certificarilor ISO etc.

Prima varianta presupune trimiterea unui chestionar la furnizor, completarea chestionarului de catre furnizor. Daca suntem absolut siguri ca furnizorul completeaza chestionarul cu simt de raspundere atunci se pot obtine rezultate bune si din aplicarea acestei metode.

Astept cu interes comentariile voastre asupra subiectului, pareri, critici etc.

Pentru a socializa va astept pe pagina noastra de facebook. Nu uitati sa va abonati si la newsletterul consultant-iso.ro pentru a fi permanent la curent cu noutatile din aria ISO.




S-ar putea sa-ti placa si: