marinel

Lantul de aprovizionare

Mar 232012

sursa foto: www.sxc.hu

Cand se implementeaza un sistem de management al calitatii in conformitate cu SR EN ISO 9001:2008 trebuie luata in calcul si configurarea unui proces de aprovizionare cu bunuri si servicii asa cum prevede standardul mai sus amintit.

De cele mai multe ori se poate considera ca o lista de evaluare a furnizorilor si comenzile de aprovizioinare emise catre furnizorii evaluati si aprobati sunt suficiente pentru a avea un lant de aprovizionare corect configurat.

Lucrul asta poate fi adevarat pentru multe firme ce-si implementeaza un sistem de management al calitatii in conformitate cu SR EN ISO 9001:2008 dar poate fi insuficient pentru altele.

In functie de specificul organizatiilor, iata trei aspecte importante ce ar mai trebui luate in calcul atunci cand proiectati un proces de aprovizionare avand la baza un sistem de management al calitatii in conformitate cu SR EN ISO 9001:2008.

1. Startul procesului de aprovizionare – definirea specificatiilor de aprovizionare. Aprovizionarea ar trebui sa demareze inca din timpul procesului de poriectare a unui produs/serviciu (se vor stabili specificatii tehnice ale pieselor de schimb, componentelor etc.);

2. Specificatiile tehnice. Specificatiile tehnice pentru produsele de aprovizionat ar trebui stabilite in organizatie, inainte de a contacta furnizorii;

3. Specificatiile legale. Specificatiile legale aplicabile produselor/serviciilor cu care urmeaza sa se aprovizioneze organizatia trebuie identificate si incluse in cerintele de achizitie (comenzi/contracte sau alte agreementuri).

Pentru mai multe detalii referitoare la sistemele de management ISO sau din domenii conexe, va invit sa va inscrieti la newsletterul nostru. Odata cu inscrierea la newsletter veti primi gratuit un ghid pentru intocmirea procedurilor unui sistem de management ISO.

Voi ce parere aveti? Ar mai trebui luat in calcul si alte aspecte atunci cand proiectati un proces de aprovizionare?

Astept comentariile voastra aici, pe blog.




S-ar putea sa-ti placa si:

Etica unui auditor

Mar 092012

Sursa foto: www.sxc.hu

Un auditor (dar și o organizație care prestează servicii de audit) ar trebui să se ghideze in desfășurarea activității sale după niște principii morale și profesionale specifice.

Astfel, auditorii trebuie:

- să nu prezinte greșit calificările sau competența lor

- să acționeze doar în interesul organizației și al clienților săi;

- să fie imparțial;

- să trateze în mod confiențial informațiile cu care intră în contact în timpul unui audit;

- să informeze organizația de care a fost angajat de orice legături sau interese ce ar putea duce la o evaluare greșită a sistemului de auditat.

Acestea sunt doar câteva aspecte etice ce ar trebui să ghideze munca unui auditor.

Dacă serviciile unui auditor vă sunt oferite “la pachet” cu serviciile consultantilor pe care îi angajați atunci ar fi bine să renunțați le serviciile amândurora pentru că, în acest caz, consultantul este interesat doar să vă servească niște hârtii pe care “auditorul” să le consemneze pentru a vă servi certificatul, FĂRĂ însă a aduce un plus de valoare organizației voastre.

Așa că deschideți bine ochii dacă vreți să beneficiați cu adevărat de pe urma proceselor de consultanță și audit.

Urmăriți-ne și pe Facebook




S-ar putea sa-ti placa si:

Chestionarul de audit - avantaje si dezavantaje

Mar 022012

sursa foto: sxc.hu

Salut!

Azi vă propun să analizăm un picuț necesitatea și utilitatea chestionarelor de audit.

Standardul ISO 19011, ediția din 2003 (poate că același lucru este scris și în cel nou dar nu stiu cu siguranță pentru că încă n-am intrat în posesia lui), se spune că:

Membrii echipei de audit trebuie să [...]pregătească documente de lucru după cum este necesar pentru referință și pentru înregistrarea procedurilor de audit. Astfel de documente pot include: liste de verificare….

Acest lucru ne duce cu gândul la faptul că existența listelor de verificare (chestionare de audit, checklist sau spuneți-le cum vreți) nu este o necesitate dar că acestea pot face parte din documentația unui audit.

Din experiență vă spun că aceste chestionare sunt folosite în multe organizații pentru a ghida auditorul prin sistemul de management al organizației fără ca acesta să omită anumite aspecte ale organizației respective.

Ca și avantaje ale utilizării chestionarelor de audit putem enumera:

- oferă asistență auditorului (pot fi reduse la minim situațiile cand auditorul omite abordarea unor aspecte ale sistemului de management auditat);

- asigură desfășurarea unui audit sistematic, structurat și complet;

- asigură dovezi obiective referitoare la efectuarea auditului;

- este considerata o înregistrare a sistemului de management.

Cu toate avantajele enumerate mai sus, chestionarele de audit, dacă sunt prost realizate, dacă lipsesc cu desăvârșire sau dacă sunt prost utilizate pot duce la următoarele situații:

- pot încetini procesul de audit (dacă sunt reluate aspecte ale sistemului de management);

- pot să nu aducă un plus de valoare sau pot să nu abordeze aspecte ale sistemului de management implementat (mai ales dacă chestionarele respective sunt unele generice);

- pot intimida persoana auditată;

- pot ține loc de planificare a auditului (lucru total neindicat);

Ca și concluzie putem spune ca chestionarele de audit au avantaje și dezavantaje. Sunt mulți factori ce pot influența utilitatea chestionarelor, aceștia pornesc de la lipsa de exepriență a auditorului, calitatea chestionarului in sine etc.

Nu uitați să vă abonați la Nesletterul nostru pentru a primi informatii exclusive referitoare la sisteme de management ISO.




S-ar putea sa-ti placa si:

Procesele specifice organizatiei - ISO 9001

Feb 062012

Salut!

Am tot abordat pe blogul asta diverse tematici legate se sistemul de management al calitatii, dar un subiect mi-a cam scapat. Asa cum zice si titlul, subiectul pe care vreau sa-l tratez astazi este cel legat de documentarea si monitorizarea proceselor specifice (core-processes, procese de baza sau spuneti-le cum vreti) organizatiei.

sursa foto: www.sxc.hu

Nevoia de control si monitorizare a acestor procese este usor de observat in standardul SR EN ISO 9001:2008 prin clauze ca: 7.5.1. “Controlul productiei si al furnizarii produsului” , 8.2.4 “Monitorizarea si masurarea produsului”, 8.2.3 “Monitorizarea si masurarea proceselor” etc.

Hai sa vedem cum trebuie abordat procesul de documentare si monitorizare a proceselor de baza.

1. Identificarea proceselor de baza.

Lucrul asta pare simplu la prima vedere. Practic procesele de baza sunt acele procese prin aplicarea carora organizatia respectiva produce bani :) .

In orice organizatie ar trebui sa se desfasoare, pe langa procesele de baza, procese suport, procese prin care se asigura resursa umana, disponibilitatea si functionalitatea infrastructurii, procese de analiza a datelor etc. Daca din totalitatea proceselor inlaturam procesele  suport ne raman procesele de baza ale organizatiei. Sigur, putem defini simplu procesele de baza ale unei organizatii. De exemplu: “producere mobilier medical”, “import si distributie produse alimentare”, “producere software” si exemplele pot continua.

Dar o definire de acest fel a proceselor suport este suficienta? Ne ajuta cu ceva sa definim in acest mod procesele de baza? Raspunsul, cu siguranta, este unul negativ.

Daca vrem cu adevarat sa documentam si sa controlam procesele de baza, aceste trebuie definite foarte clar si amanuntit. Trebuie sa vedem dincolo de domeniul de activitate al respectivei organizatii. Trebuie sa analizam care sunt procesele care, prin inlantuirea lor, duc la “producerea de mobilier medical”, “producere software” etc.

Ca sa sintetizam acest pas, trebuie sa spunem ca procesele de baza trebuie identificate amanuntit si in toata profunzimea lor.

2.  Documentarea proceselor

Documentarea proceselor trebuie sa fie facuta amanuntit, astfel incat procedura sa oglindeasca perfect procesul descris. Acolo unde se impune trebuie documentate si instructiuni de lucru. Atunci cand documentati procesele de baza trebuie ca procedurile voastre sa raspunda la intrebarile cine face? / ce face? / cand face?.

Daca este nevoie, si in majoritatea cazurilor este nevoie, nu va limitati la o singura procedura in care sa documentati procesul de baza al organizatiei. Diferite proceduri pot avea arii de aplicabilitate diferite si se vor folosi in locatii diferite, asta este unul din motivele pentru care nu trebuie sa va limitati la o singura procedura.

Procedurile trebuie sa documenteze, printre altele, si:

- modalitatea in care se face planificarea productiei,

- modul in care personalul din productie afla ce au de facut si in ce volum,

- modul in care personalul din productie raporteaza ce au executat, in ce volum, cu ce caracteristici,

- modul in care se face monitorizarea proceselor/produselor.

3. Monitorizarea proceselor de baza

Monitorizarea proceselor probabil ca este cea mai importanta componenta. Trebuie sa planificam procesele in anumiti parametrii apoi sa monitorizam acei parametrii pentru a sti daca procesele respective se desfasoara asa cum au fost ele planificate.

Parametrii proceselor pot fi cantitativi (bucati produse/perioada de timp) si calitativi (numar de reclamatii primite, numar de defecte rezultate/total productie etc.).

In baza monitorizarii acestor indicatori, procesele se pot imbunatati sau reproiecta astfel incat rezultatele obtinute sa fie superioare celor actuale.

Monitorizarea proceselor si a produselor trebuie sa fie un proces continuu, astfel incat sa putem ajusta procesul daca situatia o impune.

Monitorizarea produselor trebuie sa se efectueze atat pe fluxul de productie cat si la final.

Monitorizarea trebuie sa se efectueze chiar daca avem de aface cu o firma ca in locul proceselor clasice de productie desfasoara alte tipuri de procese (distributie, prestari de servicii de orice fel etc.).

Daca aveti completari sau alte comentarii, va rog sa postati in sectiunea comentarii.

Daca doriti informatii in exclusivitate, abonati-va la newsletterul consultant-iso.ro.




S-ar putea sa-ti placa si:

Standard nou pentru managementul inregistrarilor

Feb 022012

Cei de la ISO au publicat noi standarde ce reglementeaza sistemul de management al inregistrarilor. Este vorba despre familia de standarde ISO 30300. Din aceasta noua familie fac parte, deocamdata doua standarde:

ISO 30300:2011 – Informare şi documentare - Sisteme de management pentru înregistrări - Principii fundamentale şi vocabular si

ISO 30301:2011 – Informare şi documentare - Sisteme de management pentru înregistrări - Cerinte.

Conform ISO.org, familia de standarde se bazeaza pe punerea in aplicare si exploatarea unui sistem de management al inregistrarilor eficace pentru a asigura faptul ca informatiile importante referitoare la decizii sunt inregistrate in mod eficient si ca aceste informatii sunt disponibile celor interesati.

Mai multe despre aceasta noua familie de standarde puteti citi in numarul din Ianuarie al revistei ISO Focus +.




S-ar putea sa-ti placa si:

Orientarea catre client

Jan 302012

Organizațiile depind de clientii lor. Asta este clar! O stim cu totii.

Clientii stau și la baza unui principiu al sistemului de management al calității conform SR EN ISO 9001:2008, principiul se numește “Orientarea către client”.

Articolul de față încearcă să facă lumină asupra acestui principiu și să explice modul în care orientarea către client poate fi instituită într-o companie și aplicată de fiecare angajat prin intermediul standardului SR EN ISO 9001:2008.

Iată care sunt, în opinia mea, cele trei etape majore care pot contribui decisiv la implementarea conceptului de orientare către client în mentalul organizației:

1. Comunicarea eficace si eficientă.

Ce presupune acest lucru? Păi managementul de orice nivel trebuie facă o practică frecventă în a comunica în interiorul organizației importanța faptului că existența organizației depinde depinde în cea mai mare măsură de percepția clienților față de produsul livrat / serviciul prestat . Acest lucru se poate face în mai multe moduri: sesiuni de training și/sau de comunicări, promovarea conștientizării cerințelor clientului în cadrul organizației.

Standardul se limitează în a reglementa strict comunicarea cu clientul, modul în care identificăm nevoile lui, modul în care înregistrăm aceste nevoi etc. Așa că personalul care intră în legătură cu clienții trebuie sa posede o conduită impecabilă, să înțeleagă cerințele clientului și, acolo unde este cazul, să identifice și acele cerințe nespecificate de client, dar care cerințe trebuie să fie îndeplinite pentru ca respectivul client să fie pe deplin mulțumit.

2. Analiza datelor.

Analiza datelor referitoare la client se paote face în repetate rânduri: în cadrul analizei efectuate de management sau după ce o campanie de evaluare a satisfației clientilor a fost încheiată. Analiza datelor este foarte importantă pentru că, dacă este făcută corect, poate oferi informații cruciale despre percepția clientului asupra organizației. Trebuie să faceți o analiză a datelor pentru ca altfel veți intra doar in posesia unor informații statistice fără niciun fel de interpretare, ori lucrul asta nu prea este de dorit. Încercați să analizaâi dinamica indicatorilor in timp, pe fiecare client, categorie de clienți, întrebare, categorie de întrebări, tipuri de reclamații primite etc.

3. Asigurarea resurselor.

Pentru ca organizația să poată aplica principiul ăsta, trebuie să dispună de resurse (de orice fel, nu doar resurse bănești). Nu poți să te aștepți să ai o percepție impecabilă în piață dacă personalul tău de vânzări (de exemplu) n-are habar cum să relaționeze cu clienții sau dacă organizația respectivă nu alocă bani pentru benzină astfel încât omul de vânzări să-și poată vizita clienții în mod optim.  Așă că după ce ați analizat datele referitoare la satisfacția clienților, încercați să puneți la punct și un plan de alocare a resurselor pentru îmbunătățirea/menținerea satisfacției clienților.

Dacă mai sunt și alte aspecte de luat în calcul, aspecte ce pot duce la implementarea și aplicarea acestui principiu, vă rog să adăugați comentarii la acest articol.




S-ar putea sa-ti placa si:

Auditarea top managementului

Jan 232012

Salut!

M-am gândit să abordăm astăzi un subiect serios dar care îmi stârnește zâmbetul.

Hai să vă spun mai întâi de ce mi se pare subiectul asta, un subiect funny.

Eram la începutul carierei mele de consutlant pentru implementarea sistemelor de management ISO, primul meu client, acum aproximativ 7 ani (acum îmi dau seama cât timp a trecut de-atunci, nu-mi vine să cred). După ce am trecut de toată munca de documentare și implementare, l-am rugat pe șeful meu de atunci să vină cu mine la auditul intern, să vad și eu cum se face. Zis și făcut…

Sursa foto: www.sxc.hu

Vine șefu’, ne împărțim departamentele de auditat (el urma să auditeze o parte din departamente, eu asistându-l și băgând la cap ce se petrece acolo, după care urma să auditez eu o parte din procese, cu el lângă mine să mă corecteze în situația în care dădeam cu stângu’ în dreptu’).

Unul din procesele pe care urma să le auditez, era și procesul de management (ca auditat era dl. director al firmei respective, și alți câțiva membrii ai echipei de conducere)…

În sfârșit ajungem cu auditul intern la managementul organizației, apuc eu chestionaru’ cu nădejde și încep să-l întreb pe om de cum asigură el resursele, cum face treaba cu satisfacția clienților și alte treburi d-astea.

Bineînțeles, răspunsurile primite n-aveau nici în clin nici în mânecă cu sistemul de management implementat.

La câteva zile am făcut rapoartele de audit, le-am prezentat șefului meu pentru validare. În câteva minute sună telefonu’, mă suna șefu’ râzând. “Ce faci mă? Dai neconformitate la directoru’ general?” Eu:”Da! habar n-avea de nimic și l-am și pregătit cu câteva zile înainte să vii tu.”

Convorbirea a continuat în sensul potolirii mele, mi s-a explicat că nu e tocmai OK să dau neconformitate omului care ne plătea să-i punem cap la cap niște proceduri, un sistem care sa-i permită accesul la clienți, determinarea cauzelor abaterilor etc. Mi s-a explicat atunci că, din prisma noastră a consultanților, este bine să vedem auditul managementului ca pe oportunitate în care putem transfera cât mai multe informații managerilor dar că nu este OK să le spunem în scris că “Directorul General nu cunoaște politica sistemului de management implementat”, document semnat cu câteva zile mai înainte chiar de directorul general.

În momentele alea am fost un pic dezamăgit, prins de avântul începutului…cum adică, în calitatea lui de Director General să nu știe nimic despre un sistem de management care ar fi trebuit sa-l ajute. Am considerat atunci, și consider și acum, că nu este în regulă să dai un raport alb unui om care ar trebui să cunoască un sistem de management dar care, din simplă ignoranță, n-are habar de nimic.

În fine, am trecut peste faza aia, da’ am rămas cu un obicei bun, zic eu. De fiecare dată când fac un audit intern nu omit să auditez managementul, chiar dacă auditul decurge mai mult ca o discuție în care i se dezvăluie managementului “tainele sistemului de management”.

Acum hai să vedem și partea serioasă a problemei.

Deși standardele în vigoare spun clar că întreaga organizație trebuie auditată la intervale planificate, știu o grămadă de consultanți care, din cele mai diverse motive, omit auditarea managementului. Lucrul ăsta nu este în regulă. Chiar dacă, așa cum am zis și mai sus, auditul decurge doar ca o discuție, iar raportul este unul mai blând, un audit al procesului de management trebuie desfășurat, cu ocazia asta managementul conștientizând multe aspecte ale sistemului implementat.

Eu, la fiecare audit intern al sistemului de management al calității conform SR EN ISO 9001:2008, abordez următoarele subiecte în cadrul auditului de top management:

- Politica si obiectivele sistemului de management;

- Planificarea sistemului de management (definire procese, realizarea eficientă și eficace a obiectivelor);

- Definirea rolurilor și responsabilităților (inclusiv desemnarea RMC);

- Comunicarea internă;

- Analiza sistemului de management;

- Asigurarea resurselor.

Abordarea asta mi se pare una OK, pentru că, având discuția asta cu managementul nu riscăm să rănim orgoliul directorului dar, totodată, îl facem să înțeleagă sistemul și ce presupune acesta pentru o bună funcționare.

Abordarea voastră care este? În organizațiile în care vă desfășurați activitatea reușiți să faceți vreun audit intern al top managementului? Reușiți să aveți vreo discuție cu echipa de conducere? Ar fi foarte interesant să vedem și experiența voastră în domeniu.

Nu uitați să vă înscrieți la newsletterul nostru de pe site pentru a beneficia de materiale în exclusivitate.

Vă așteptăm și pe facebook pentru a fi la curent cu toate noutățile noastre.




S-ar putea sa-ti placa si:

Specificatie tehnica pentru siguranta alimentului in ferme

Jan 202012

ISO a mai scos o specificație tehnică, este vorba despre ISO/TS 22002-3.

Specificația de față face referire la siguranța alimentului la nivelul fermelor. Acum, fermele, făcând parte din lanțul alimentar au o specificație a lor. Sunt curios dacă, cine și cum va aplica specificația asta la noi, având în vedere ca nivelul agriculturii la noi este unul foarte mic.

ISO / TS 22002-3:2011, a fost dezvoltat pentru a se asigura că fermierii pun în aplicare cele mai bune practici în menţinerea igienei alimentelor şi că aceștia contribuie în felul lor la controlarea pericolelor ce pot apărea la nivelul lor în lanțul alimentar, precizează ISO.org.

Mai multe detalii puteți găsi aici




S-ar putea sa-ti placa si:

Cinci pași de urmat pentru a realiza o prezentare de succes

Jan 132012

De-a lungul timpului am fost pus în situația de a face prezentări clienților mei – prezentări ale sistemelor de management, instruiri în cadrul programelor de consultanță etc. La început mi-a fost destul de greu să realizez aceste prezentări fără prea mari eforturi dar, pe parcurs, odata cu experiența am deprins câteva trucuri pe care vreau sa vi le împărtășesc și vouă.

Iată, deci, care sunt cele mai importante cinci lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când aveți de făcut prezentări:

1. Faceți-vă o intrare corectă.

Oamenii percep orice spațiu nou ca fiind un teritoriu ostil, lucru care vă poate face să șovăiți. Pentru a trece de această barieră este bine să  ajungeți în locație înaintea audienței voastre pentru a vă obișnui cu locația;

2. Postura și gesturile.

Postura este unul din elementele care vă dă de gol în cel mai brutal mod cu putința atunci când aveți emoții iar dacă-ți trădezi emoțiile, audiența tinde să îți devină ostilă. O postură corectă este aceea în care stați drept, cu picioarele puțin depărtate. Evitați să vă țineți brațele poziționate în fața voastră pentru prea mult timp, lucrul acesta trădează faptul că vă simțiți nesigur. Referitor la gesturi, trebuie să țineți cont de următoarele: evitați să faceți aceleași gesturi de prea multe ori, fiți atenți la ticurile nervoase (nu vă trozniți degetele, nu dați aiurea din picioare, nu vă mușcați buzele etc.). Dacă simțiți ca mâinile vă sunt un accesoriu “în plus” atunci folosiți un pix sau un indicator mic cu laser pentru a vă ajuta în prezentare.

3. Contactul vizual cu audiența.

Este foarte important să aveți acest “eye contact”. Trebuie să vă intersectați privirea voastră cu privirea celor din audiență, fără a deveni ciudați :) ). Încercați pe cât posibil să aveți acest contact vizual cu cât mai multe persoane din audiență, acest lucru vă va ajuta să stabiliți o legătură mai apropiata cu audiența voastră.

4. Îmbrăcați-vă adecvat.

Da, ați citit bine, îmbrăcați-vă adecvat! Am citit recent într-un studiu se arată că oamenii își formează părerea despre o persoană nou întâlnită în primele 90 de secunde, ceea ce înseamnă că audiența voastră își va forma părerea despre voi chiar înainte să apucați să deschideți gura. Chestia aia cu “nu contează cât de lung am paru’ / important e cât și cum gândesc” nu prea se aplică în toate cazurile…din păcate. Ca regulă generală, oamenii preferă semenii care se îmbracă după același cod vestimentar.

5. Nu depășiți timpul alocat prezentării voastre.

Faceți-vă o estimare a timpului alocat discursului și puneți si câteva minute în plus pentru sesiunea de întrebări și răspunsuri. Nu depașiți perioada de timp alocată, poate participanții la prezentare au un program bine stabilit și nu pot aloca mai mult timp decât a fost prevăzut inițial.

Acestea fiind spuse, vă doresc să aveți parte numai de prezentări reușite.

Nu uitați să vă abonați la newsletterul de pe site-ul nostru pentru a beneficia de articole în exclusivitate dar și de o copie a ghidului “Proceduri – Ghid Complet”.




S-ar putea sa-ti placa si:

ISO 19011:2011 - noua versiune a standardului ISO 19011

Jan 092012

ISO a publicat recent un update al standardului ISO 19011:2002 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si mediului.

Actuala versiune se doreste un ghid pentru auditarea multiplelor sisteme de management implementate intr-o organizatie, se precizeaza pe site-ul www.iso.org.

Cu alte cuvinte, noua editie a standardului ISO 19011 nu se mai limiteaza doar la sistemul de management al calitatii – SR EN ISO 9001:2008 si la sistemul de management al mediului – SR EN ISO 14001:2005.

Pentru mai multe detalii, vizitati siteul iso.org la aceasta adresa: http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1492




S-ar putea sa-ti placa si:

Older Entries