Salut!

Am tot abordat pe blogul asta diverse tematici legate se sistemul de management al calitatii, dar un subiect mi-a cam scapat. Asa cum zice si titlul, subiectul pe care vreau sa-l tratez astazi este cel legat de documentarea si monitorizarea proceselor specifice (core-processes, procese de baza sau spuneti-le cum vreti) organizatiei.

Nevoia de control si monitorizare a acestor procese este usor de observat in standardul SR EN ISO 9001:2008 prin clauze ca: 7.5.1. “Controlul productiei si al furnizarii produsului” , 8.2.4 “Monitorizarea si masurarea produsului”, 8.2.3 “Monitorizarea si masurarea proceselor” etc.

Hai sa vedem cum trebuie abordat procesul de documentare si monitorizare a proceselor de baza.

1. Identificarea proceselor de baza.

Lucrul asta pare simplu la prima vedere. Practic procesele de baza sunt acele procese prin aplicarea carora organizatia respectiva produce bani :).

In orice organizatie ar trebui sa se desfasoare, pe langa procesele de baza, procese suport, procese prin care se asigura resursa umana, disponibilitatea si functionalitatea infrastructurii, procese de analiza a datelor etc. Daca din totalitatea proceselor inlaturam procesele  suport ne raman procesele de baza ale organizatiei. Sigur, putem defini simplu procesele de baza ale unei organizatii. De exemplu: “producere mobilier medical”, “import si distributie produse alimentare”, “producere software” si exemplele pot continua.

Dar o definire de acest fel a proceselor suport este suficienta? Ne ajuta cu ceva sa definim in acest mod procesele de baza? Raspunsul, cu siguranta, este unul negativ.

Daca vrem cu adevarat sa documentam si sa controlam procesele de baza, aceste trebuie definite foarte clar si amanuntit. Trebuie sa vedem dincolo de domeniul de activitate al respectivei organizatii. Trebuie sa analizam care sunt procesele care, prin inlantuirea lor, duc la “producerea de mobilier medical”, “producere software” etc.

Ca sa sintetizam acest pas, trebuie sa spunem ca procesele de baza trebuie identificate amanuntit si in toata profunzimea lor.

2.  Documentarea proceselor

Documentarea proceselor trebuie sa fie facuta amanuntit, astfel incat procedura sa oglindeasca perfect procesul descris. Acolo unde se impune trebuie documentate si instructiuni de lucru. Atunci cand documentati procesele de baza trebuie ca procedurile voastre sa raspunda la intrebarile cine face? / ce face? / cand face?.

Daca este nevoie, si in majoritatea cazurilor este nevoie, nu va limitati la o singura procedura in care sa documentati procesul de baza al organizatiei. Diferite proceduri pot avea arii de aplicabilitate diferite si se vor folosi in locatii diferite, asta este unul din motivele pentru care nu trebuie sa va limitati la o singura procedura.

Procedurile trebuie sa documenteze, printre altele, si:

– modalitatea in care se face planificarea productiei,

– modul in care personalul din productie afla ce au de facut si in ce volum,

– modul in care personalul din productie raporteaza ce au executat, in ce volum, cu ce caracteristici,

– modul in care se face monitorizarea proceselor/produselor.

3. Monitorizarea proceselor de baza

Monitorizarea proceselor probabil ca este cea mai importanta componenta. Trebuie sa planificam procesele in anumiti parametrii apoi sa monitorizam acei parametrii pentru a sti daca procesele respective se desfasoara asa cum au fost ele planificate.

Parametrii proceselor pot fi cantitativi (bucati produse/perioada de timp) si calitativi (numar de reclamatii primite, numar de defecte rezultate/total productie etc.).

In baza monitorizarii acestor indicatori, procesele se pot imbunatati sau reproiecta astfel incat rezultatele obtinute sa fie superioare celor actuale.

Monitorizarea proceselor si a produselor trebuie sa fie un proces continuu, astfel incat sa putem ajusta procesul daca situatia o impune.

Monitorizarea produselor trebuie sa se efectueze atat pe fluxul de productie cat si la final.

Monitorizarea trebuie sa se efectueze chiar daca avem de aface cu o firma ca in locul proceselor clasice de productie desfasoara alte tipuri de procese (distributie, prestari de servicii de orice fel etc.).

Daca aveti completari sau alte comentarii, va rog sa postati in sectiunea comentarii.

Daca doriti informatii in exclusivitate, abonati-va la newsletterul consultant-iso.ro.