Author Archives: marinelandrone

Procedura Resurse Umane

Procedura resurse umane – asta este secventa de cuvinte dupa care a fost gasit blogul nostru de cateva ori. Vazand interesul manifestat vis a vis de subiectul asta m-am gandit ca ar fi bine sa-l abordez si eu mai in amanunt.

Standardele din familia ISO contin cerinte referitoare la resursele umane. Fie ca aceasta clauza poarta numele de “6.2 Resurse Umane” (cazul ISO 9001) sau “4.4.2 Competenta instruire si constientizare” (ISO 14001, OHSAS 18001), in principiu solicita cam aceleasi lucruri:

1. Determinarea necesarului de competente si de instruire;

2. Instruire propriuzisa;

3. Evaluarea eficacitatii instruirii.

Acum se pot scrie muuuulte pe marginea acestui subiect dar prefer sa dezbatem problema in sectiunea de comentarii.

Mai jos aveti o schema logica care descrie in trei pasi simpli cam ce ar trebui sa contina o astfel de procedura.

Procedura resurse umane

Edit: 29.06.2011

Salut!

Revin la ceva timp pentru a revizui acest post si a adauga niste precizari referitoare la implicatiile noilor prevederi ale codului muncii intrat in vigoare in 2001 (Legea nr. 40/2011) asupra procedurii de resurse umane, asa cum este ea vazuta de standardele din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.).

Noile prevederi ale codului muncii presupun pe langa multe alte modificari si amendamente (referitoare, printre altele la sanctiunile suportate de angajatorii care initiaza relatii de munca “la negru” ), doua aspecte ce pot influenta direct modul in care arata procedura de Management al resurselor umane din cadrul unui sistem de management implementat sau certificat in concordanta cu standarde din familia ISO (ISO 9001; ISO 14001 etc.):

1. Revizuirea duratei perioadelor de proba;

2. Institurea dreptului angajatorilor de a impune criterii de evaluare a performantei angajatilor.

In sensul celor de mai sus, am revizuit si schema logica pentru a va arata cam cum ar trebui sa arate o schema logica, generica pentru procesul de resurse umane, proces vazut prin prisma standardelor din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.), astfel:

Managementul resurselor umane

Proceduri obligatorii pe intelesul tuturor – partea a doua

Partea a doua a povestii noastre despre procedurile obligatorii impuse de standardul SREN ISO 9001:2008 va aduce clarificari asupra procedurarii activitatii de audit intern si controlului produsului neconform.

1. Audit intern

Clauza 8.2.2. a ISO 9001:2008 ne prezinta cerintele ce trebuie sa le indeplinim pentru a desfasura un audit intern al sistemului de management al calitatii. Aici este foarte mult de scris si, desi avem de aface cu cerintele unui standard, sunt foarte multe diferente de opinie. Desi in cadrul acestei clauze ni se face o trimitere catre un ghid pentru auditurile interne ale sistemului de management al calitatii si mediului, am intalnit auditori care trateaza cerintele din ghid ca pe unele imperative si, oricat de mult, m-am chinuit sa le explica ca nu sunt CERINTE ale ISO 9001, sunt INDRUMARI ale ISO 19011, n-am avut sorti de izbanda in a le modifica parerile preconcepute….dar asta este alta istorioara :).

Procedura care defineste procesul de audit intern in cadrul unei organizatii trebuie sa defineasca urmatoarele aspecte:

– Planificarea si programarea auditurilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa prevada modalitatea in care se programeaza auditurile in companie (cel putin un audit al intregului sistem de management/an). In functie de auditurile programate, trebuie intocmite unul sau mai multe planuri de audit in care se stabilesc domeniul de aplicare, obiectivele auditului, se planifica procesele auditate in fiecare departament, criteriile de audit aferente precum si metodele folosite;Chestionar de audit

– Procedura trebuie sa defineasca modalitatea de alegere a auditorilor astfel incat acestia sa asigure impartialitatea procesului de audit (un auditor nu-si poate audita propria sa activitate). Auditorii trebuie sa fie numiti prin decizie din partea managementului si ar trebui sa beneficieze de instruire adecvata;

– Procedura trebuie sa defineasca modalitatile de planificare, efectuare si raportare a auditurilor efectuate (trebuie definite inregistrarile utilizate in etapele de programare/planificare, executare si raportare a auditului).

2. Controlul produsului neconform

Produsul neconform este acel produs care nu este conform cu cerintele exprimate de client sau exprimate in standarde de calitate ale companiei producatoare sau ale autoritatilor abilitate. In situatia in care ne intalnim cu un astfel de produs, trebuie sa stim cum sa il tratam. Pentru a sti in ce fel trebuie tratate produsele neconforme, standardul ne cere sa implementam o procedura care sa descrie clar modalitatile de tratare ale produselor neconforme. Inainte de a intra in amanunte referitoare la procedura de control al produselor neconforme, trebuie precizat ca standardul ISO 9001, prin produs intelege orice rezultat al unui proces, indiferent daca este sau nu tangibil, deci in sfera produselor, din punct de vedere al ISO, trebuie sa includem si serviciile (de exemplu, pentru o companie distribuitoare de produse alimentare, produsul ei este, de fapt, serviciul de sitributie; pentru un service auto, produsul sau nu este un automobil care functioneaza ci serviciul prestat prin care un automobil defect a fost reparat).

Haideti sa vedem ce trebuie sa cuprinda o procedura pentru controlul produsului neconform:neconformitate

– modalitatea de identificare si control al unui produs neconform identificat. Daca am identificat un produs neconform acesta trebuie identificat si izolat fata de celelelate produse pentru a putea impiedica utilizarea lui neintentionata.

– definirea modalitatilor de tratare a produsului neconform identificat. Modalitatile de tratare a produsului neconform sunt mentionate in standardul ISO 9001:2008.

In curand voi publica si partea a treia a articolului, pana atunci, ca sa nu va plictisiti, urmariti-ne pe facebook sau pe twitter.

ISO 9001 ca si instrument al managementului

Standardul ISO 9001 trebuie sa fie un instrument al managementului. Asta ar trebui sa fie unul din principalele motive ale implementarii sistemului intr-o companie. Din pacate, de prea multe ori, managementul (fie ca este vorba de top management, fie ca este vorba de middle management) companiilor din Romania nu se implica in implementarea si mentinerea sistemului de management, singura implicare fiind in asigurarea protocolului pentru auditorii organismelor de certificare (dar asta este o alta discutie…care ar putea face obiectul unor alte postari).

Pentru cititorii care ocupa posturi de top sau middle management, si nu numai pentru ei, am incercat sa sintetizez intr-o schema modurile in care ISO 9001 poate fi folosit ca un instrument foarte eficace de catre manageri (click pe poza pentru a vizualiza varianta marita):

Va astept cu pareri si comentarii aici sau pe pagina de facebook.

Proceduri obligatorii pe intelesul tuturor – prima parte

Poate ca ati auzit de cele sase proceduri obligatorii in momentul in care un consultant a venit cu un set de proceduri si vi le-a pus in fata ca pe un set de legi despre care “nu se discuta, se executa”. Abordarea noastra este de maniera in care depunem toate eforturile in a ajuta companiile sa creeze un set de proceduri personalizate, in functie de specificul activitatii si domeniului in care isi desfasoara activitatea.

Desi subiectul procedurilor obligatorii am vrut sa-l abordez intr-un singur articol, lucrul asta n-a fost posibil din cauza ca subiectul este unul vast. Asa ca astazi debuteaza o serie de trei articole despre cele sase proceduri obligatorii cerute de standardul ISO 9001:2008.

Daca ati mai citit si alte standarde pentru sisteme de management emise de ISO probabil ca ati observat ca aceste sase proceduri se gasesc ca fiind obligatorii cam pe peste tot, acestea fiind baza sistemelor de management. Eu zic sa incepem si sa vedem “cu ce se mananca” primele doua proceduri obligatorii, cerute de standardul ISO 9001:2008 !

1. Controlul documentelor.

Este prima cerinta din standard ce ne impune o procedura. Prin procedurarea activitatii de control al documentelor, standardul vrea sa asigure organizatia ca documentele externe intrate in organizatie sunt controlate, la fel cum si cele generate de organizatie pentru uz intern dar si pentru a fi trimise partenerilor sunt controlate.

Procedura de control al documentelor trebuie sa trateze urmatoarele aspecte:

– Definirea elementelor de control ale documentelor sistemului de management (coduri, niveluri de revezii, data, semnaturile de intocmit/aprobat etc.)

– Cum se creaza un document nou (proceduri ale sistemului, instructiuni de lucru etc.) in cadrul companiei si cum se modifica documentele existente in companie;

– Cum se difuzeaza documentele in cadrul companiei (trebuie sa avem dovada a faptului ca am difuzat x exemplare catre x oameni din companie);

– Cum se controleaza nivelul reviziilor precum si numarul de exemplare emise in companie (in companie nu trebuie sa existe simultan versiuni diferite ale aceluiasi document, trebuie sa avem grija intotdeauna ca la dispozitia oamenilor din firma sa existe numai versiunile in vigoare ale documentelor);

– Cum se controleaza documentele intrate si iesite in/din organizatie (destinatar, expeditor, data la care documentul a intrat sau a iesit in/din companie, dovada faptului ca documentul a intrat in posesia destinatarului din companie etc.).

2. Controlul inregistrarilor

Pentru ca am tot facut uz de termenul asta in posturile de aici si de aici, haideti mai intai sa vedem ce inseamna aceste “inregistrari” si la ce ne folosesc ele.

In conformitate cu standardul ISO 9000:2005, definitia termenului “nregistrare” este: “Document prin care se declara rezultate obtinute sau se furnizeaza dovezi ale activitatilor realizate”. Asta inseamna ca inregistrarea poate fi un document in format hartie sau electronic prin care putem dovedi ca am realizat o activitate, am obtinut un anume rezultat, etc. Inregistrarile sunt baza unui sistem de management, fara ele nu putem sustine un audit, nu putem dovedi ca avem un sistem de management implementat (asta este si motivul pentru care toti auditorii vor sa vada dovezi a ceea sustineti).

Bun, acum ca am lamurit cat de cat conceptul de “inregistrare”, trebuie sa mergem mai departe si sa ne lamurim si cu procedura de Control al inregistrarilor. Procedura de control al inregistrarilor trebuie sa defineasca:

– Cum se identifica o inregistrare (elementele de identificare pot fi: titlu, codificare, data intocmirii);

– Cum se pastreaza si depoziteaza inregistrarile (modalitatile concrete – prin indosariere, oridinea in care se face indosarierea etc.) astfel incat acestea sa fie ferite de intemperii. In cazul in care organizatia foloseste si inregistrari in format electronic, trebuie tratam aceleasi probleme dar in conformitate cu specificul acestora (arhivarea sa face pe suport elecontroic, cu o anumita frecventa pe care trebuie s-o definim etc.);

– Cat timp se pastreaza o inregistrare. (in functie de specificul fiecarei organizatii precum si in functie de specificul fiecarei inregistrari trebuie sa definim o durata pentru care o inregistrare se pastreaza la “vedere” inainte ca aceasta sa fie arhivata sau eliminata). Definirea duratei de pastrare se poate face atat pe categorii de inregistrari (inregistrarile aferente sistemului de management al calitatii, de exemplu) dar si pe fiecare tip de inregistrare in parte (comenzile primite de la clienti, de exemplu);

– Modalitatea de eliminare a inregistrarilor. Dupa ca ne-am folosit de o inregistrare (sau daca o versiune a unei inregistrari nu mai este in actualitate), acestea trebuie eliminate. Eliminarea inregistrarilor nu se face pur si simplu aruncand/distrugand inregistrarea. Inainte de a distruge o inregistrare trebuie sa ne notam inregistrarile distruse precum si numarul acestora.

Astea sunt primele doua cerinte ale standardului pentru care sunt cerute proceduri. Pentru comentarii aveti rubrica de comentarii unde va astept ca de fiecare data sa dezbatem subiectul.

Astazi savuram o alta victorie!

Consultantii nostri au reusit sa implementeze si sa mentina un sistem de management “suplu” si flexibil, usor de inteles si aplicat de catre angajatii Medfarm Trading, acest lucru facand posibila trecerea cu succes a auditului de supraveghere SR EN ISO 9001:2008 realizat de prestigiosul organism de certificare SGS Romania.

Medfarm Trading este un jucator traditional pe piata romaneasca de import si comercializare echipamente medicale.

Le uram succes!