Poate ca ati auzit de cele sase proceduri obligatorii in momentul in care un consultant a venit cu un set de proceduri si vi le-a pus in fata ca pe un set de legi despre care “nu se discuta, se executa”. Abordarea noastra este de maniera in care depunem toate eforturile in a ajuta companiile sa creeze un set de proceduri personalizate, in functie de specificul activitatii si domeniului in care isi desfasoara activitatea.

Desi subiectul procedurilor obligatorii am vrut sa-l abordez intr-un singur articol, lucrul asta n-a fost posibil din cauza ca subiectul este unul vast. Asa ca astazi debuteaza o serie de trei articole despre cele sase proceduri obligatorii cerute de standardul ISO 9001:2008.

Daca ati mai citit si alte standarde pentru sisteme de management emise de ISO probabil ca ati observat ca aceste sase proceduri se gasesc ca fiind obligatorii cam pe peste tot, acestea fiind baza sistemelor de management. Eu zic sa incepem si sa vedem “cu ce se mananca” primele doua proceduri obligatorii, cerute de standardul ISO 9001:2008 !

1. Controlul documentelor.

Este prima cerinta din standard ce ne impune o procedura. Prin procedurarea activitatii de control al documentelor, standardul vrea sa asigure organizatia ca documentele externe intrate in organizatie sunt controlate, la fel cum si cele generate de organizatie pentru uz intern dar si pentru a fi trimise partenerilor sunt controlate.

Procedura de control al documentelor trebuie sa trateze urmatoarele aspecte:

– Definirea elementelor de control ale documentelor sistemului de management (coduri, niveluri de revezii, data, semnaturile de intocmit/aprobat etc.)

– Cum se creaza un document nou (proceduri ale sistemului, instructiuni de lucru etc.) in cadrul companiei si cum se modifica documentele existente in companie;

– Cum se difuzeaza documentele in cadrul companiei (trebuie sa avem dovada a faptului ca am difuzat x exemplare catre x oameni din companie);

– Cum se controleaza nivelul reviziilor precum si numarul de exemplare emise in companie (in companie nu trebuie sa existe simultan versiuni diferite ale aceluiasi document, trebuie sa avem grija intotdeauna ca la dispozitia oamenilor din firma sa existe numai versiunile in vigoare ale documentelor);

– Cum se controleaza documentele intrate si iesite in/din organizatie (destinatar, expeditor, data la care documentul a intrat sau a iesit in/din companie, dovada faptului ca documentul a intrat in posesia destinatarului din companie etc.).

2. Controlul inregistrarilor

Pentru ca am tot facut uz de termenul asta in posturile de aici si de aici, haideti mai intai sa vedem ce inseamna aceste “inregistrari” si la ce ne folosesc ele.

In conformitate cu standardul ISO 9000:2005, definitia termenului “nregistrare” este: “Document prin care se declara rezultate obtinute sau se furnizeaza dovezi ale activitatilor realizate”. Asta inseamna ca inregistrarea poate fi un document in format hartie sau electronic prin care putem dovedi ca am realizat o activitate, am obtinut un anume rezultat, etc. Inregistrarile sunt baza unui sistem de management, fara ele nu putem sustine un audit, nu putem dovedi ca avem un sistem de management implementat (asta este si motivul pentru care toti auditorii vor sa vada dovezi a ceea sustineti).

Bun, acum ca am lamurit cat de cat conceptul de “inregistrare”, trebuie sa mergem mai departe si sa ne lamurim si cu procedura de Control al inregistrarilor. Procedura de control al inregistrarilor trebuie sa defineasca:

– Cum se identifica o inregistrare (elementele de identificare pot fi: titlu, codificare, data intocmirii);

– Cum se pastreaza si depoziteaza inregistrarile (modalitatile concrete – prin indosariere, oridinea in care se face indosarierea etc.) astfel incat acestea sa fie ferite de intemperii. In cazul in care organizatia foloseste si inregistrari in format electronic, trebuie tratam aceleasi probleme dar in conformitate cu specificul acestora (arhivarea sa face pe suport elecontroic, cu o anumita frecventa pe care trebuie s-o definim etc.);

– Cat timp se pastreaza o inregistrare. (in functie de specificul fiecarei organizatii precum si in functie de specificul fiecarei inregistrari trebuie sa definim o durata pentru care o inregistrare se pastreaza la “vedere” inainte ca aceasta sa fie arhivata sau eliminata). Definirea duratei de pastrare se poate face atat pe categorii de inregistrari (inregistrarile aferente sistemului de management al calitatii, de exemplu) dar si pe fiecare tip de inregistrare in parte (comenzile primite de la clienti, de exemplu);

– Modalitatea de eliminare a inregistrarilor. Dupa ca ne-am folosit de o inregistrare (sau daca o versiune a unei inregistrari nu mai este in actualitate), acestea trebuie eliminate. Eliminarea inregistrarilor nu se face pur si simplu aruncand/distrugand inregistrarea. Inainte de a distruge o inregistrare trebuie sa ne notam inregistrarile distruse precum si numarul acestora.

Astea sunt primele doua cerinte ale standardului pentru care sunt cerute proceduri. Pentru comentarii aveti rubrica de comentarii unde va astept ca de fiecare data sa dezbatem subiectul.