Documentarea corecta a unui sistem de management bazat pe standardele din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.) presupune un efort indelungat si destul de anevoios. Urmatorii pasi sunt de urmat atunci cand intocmiti documentatia unui sistem de management:

1. Planificati sedintele de documentare cu proprietarii de procese. Asta inseamna ca la debutul etapei de documentare trebuie sa stabiliti numarul si data sedintelor de documentare, in baza listei cu proceduri stabilite anterior.

TIP: Nu uitati sa pastrati un numar de 1-2 sedinte la finele etapei pentru a verifica acuratetea procedurilor impreuna cu proprietarii de procese.

2. Pasi marunti si atentie la detalii. Procesul trebuie descris in pasi marunti. Orice proces este mai usor de inteles si aplicat daca este descris in pasi marunti si clari. O procedura descrisa in pasi marunti poate fi folosita si pentru a instrui o persoana noua in organizatie/departament. Detaliile procesului trebuie dezvaluite pentru a va asigura ca atunci cand o procedura este citata ea poate fi si inteleasa.

TIP: Recomandarea mea este ca procedurile sa fie concepute sub forma de schema logica acest lucru permitandu-va ilustrarea eficienta a activitatilor caracteristice procesului respectiv. Acest mod de a descrie un proces va permite sa aratati foarte usor intrarile si iesirile in si din activitatile descrise.

3. Fiti iscusiti! In cadrul sedintelor de documentare: abordati subiectul deschis, printr-o discutie lejera. Fiti consecventi in aflarea detaliilor caracteristice procesului. Puneti intrebari, chiar daca par banale sau fara rost, voi trebuie sa intelegeti procesul pentru a-l putea reprezenta cat mai corect. Nu uitati ca proprietarii de procese sunt persoane foarte implicate in procesul pe care-l documentati si, din experienta, va spun ca au tendinta sa omita anumite lucruri, daca lor nu li se par importante.

TIP: la debutul discutiei, pe tot parcursul sedintei, desenati pe o hartie (sau pe un flipchart, daca aveti unul la dispozitie) schema procesului de documentat si invitati proprietarul de proces sa faca adaugiri acolo unde este cazul.

4. Atasati formularele caracteristice. Cand documentati proceduri nu omiteti formularele caracteristice. Existenta inregistrarilor este cruciala in auditurile interne dar si in auditurile de secunda sau terta parte. Trebuie sa cadeti de comun acord impreuna cu proprietarul de proces asupra modului in care formularele caracteristice vor arata si vor fi folosite. Dupa stabilirea formei lor finale, acestea trebuie atasate procedurii si supuse procesului de aprobare.

TIP: trebuie sa gasiti un echilibru intre numarul formularelor ce trebuie intocmite in proces, prevederile standardelor ISO de implementat si necesitatile organizatiei.

5. Creati proceduri pentru utilizatorii lor, nu pentru auditori! Procedurile trebuie create in primul rand pentru a fi utilizate in organizatie, nu pentru a fi prezentate auditorilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa fie orientata in primul rand pe nevoile organizatiei nu pe cele ale standardului ISO de implementat. Bineinteles nu spun ca prevederile standardelor ISO de implementat trebuie ignorate complet ci doar ca nu trebuie sa fie considerate mai importante decat nevoile organizatiei in care creati procedurile.

Acestea fiind spuse, va urez spor la treaba si inspiratie in crearea procedurilor.

Pentru mai multe informatii, vizitati si http://consultant-iso.ro

Marinel Androne

ISO Advisor