Tag Archives: flowchart

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – partea a doua

In prima parte a seriei de articole referitoare la schemele logice am vazut cam ce inseamna schema logica si care ar fi avantajele si dezavantajele schemei logice. Tot in prima parte a seriei am stabilit ca schema logica poate fi folosita si in implementarea unui sistem de management in conformitate cu standardele din familia ISO.

In episodul de astazi o sa trecem in revista cateva reguli de urmat atunci cand vreti sa desenati o schema logica.

Schemele logice sunt desenate folosind un set de simboluri standard. Deasemenea, pot fi folosite si alte simboluri caracteristice organizatiei din care faceti parte (sau pentru care lucrati, daca sunteti consultanti).

Aspecte importante, de care trebuie sa tineti cont:

1. Utilizati simboluri adecvate.

Schemele logice sunt desenate folosind un set de simboluri standard. Deasemenea, pot fi folosite si alte simboluri caracteristice organizatiei din care faceti parte (sau pentru care lucrati, daca sunteti consultanti). Mai jos aveti cateva exemple de simboluri ce pot fi utilizate.

simboluri schema logica

TIP: Fiti consecventi in utilizarea simbolurilor, nu utilizati mai multe simboluri cu aceeasi semnificatie.

2. Claritate fara echivoc.

Atunci cand scrieti o activitate,  trebuie sa mentionati intotdeauna cine ce face, vezi exemplul de mai jos.

Descriere activitate schema logica

Daca atunci cand descrieti o activitate trebuie sa aduceti si alte informatii aditionale, folositi-va de comentariile ce pot fi atasate. Mai jos aveti cateva simboluri pe care le puteti folosi in schemele voastre logice pentru a aduce precizari suplimetare activitatilor.

Simboluri comentarii schema logica

 

3. Schema logica trebuie sa fie ordonata.

Desi exista mai multe moduri de a desena o schema logica, eu va recomand sa abordati schema logica intr-un mod cat mai simplu si anume: schema logica sa fie dezvolatata pe verticala, incepand cu un simbol ce desemneaza startul procesului si continuand cu activitatile aferente. Schema logica se va termina intotdeauna cu simbolul ce desemneaza sfarsitul procesului. Intrarile si iesirile in/din activitati trebuie  sa fie mentionate, intrarile in partea stanga iar iesirile in partea dreapta a fiecarei activitatii.

schema logica - exemple

Bun, astea fiind spuse aveti detaliile de baza pentur a putea demara o descriere a proceselor de afaceri in forma de schema logica. Singurul lucru asupra caruia trebuie sa mai zabovim este instrumentul software la careputeti apela  pentru a realiza schemele logice dar asta vedem in episodul urmator.

Pana atunci, nu uitati sa votati si sa vizitati pagina noastra de facebook pentru a putea face parte din comunitatea noastra online.

Marinel Androne

ISO Advisor,

consultant iso

 

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – prima parte

Pentru ca din in ce mai multe organizatii folosesc schemele logice in definirea procedurilor si pentru ca si eu folosesc cu preponderenta metoda asta, m-am gandit sa abordez subiectul si aici, pe blog.

Subiectul va fi abordat intr-o succesiune de trei articole despre schemele logice (diagrame flux, flowchart sau cum vreti sa le spuneti) si despre modul in care pot fi ele utilizate descrierea proceselor de afaceri cu scopul de a certifica un sistem de management in baza unui standard ISO sau pur si simplu pentru a pune ordine in procesele de afaceri ale unei organizatii.

Articolele vor aborda, pe rand, subiectele:

– Schema logica – definire, avantaje si dezavantaje;

– Schema logica – simboluri, reguli de baza;

– Schema logica – instrumente utilizate pentru reprezentarea schemelor logice.

Prima parte: Schema logica – definire, avantaje

Schema logica poate fi definita ca si “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui aparat, ale unei mașini, ale unei instalații, ale unui proces etc.” (conform dexonline.ro). Daca ne raportam doar la managementul proceselor, definitia schemei logice poate suna cam asa: “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui proces de afaceri”.

Pentru cei care vor sa foloseasca schema logica cu scopul certificarii unui sistem de management bazat pe unul sau mai multe standarde din familia ISO (SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 etc.) trebuie sa precizez faptul ca in standardul SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii, este stipulat ca procedurile pot lua forma de text, forma de tabel, forma de schema logica sau o forma nascuta din combinarea celor amintite anterior. Deci puteti folosi schema logica cu incredere pentru orice proces de certificare ISO.

Avantajele folosirii schemelor logice scheme logice:

– sunt mult mai usor de asimilat, de studiat si de inteles, o poza face cat o mie de cuvinte, nu-i asa?

– flowcharturile comunica mult mai bine logica procesului fiind de un ajutor foarte mare in momentul in care vrem sa instruim persoane noi in organizatie;

– analiza procesului reprezentat prin schema logica se face mult mai facil, putand fi identificate mult mia usor etapele procesului precum si intrarile si iesirile caracteristice fiecarei etape;

– identifica zonele cu probleme si oportunitati pentru imbunatatirea procesului.

Dezavantajele majore care apar in momentul in care va decideti sa utilizati scheme logice:

– pentru desenarea schemelor logice trebuie utilizate software-uri dedicate pentru a avea certitudinea ca rezultatele sunt optim. Aceste programe trebuie achizitionate sau se pot folosi anumite software-uri gratis dar cu optiuni limitate (vom vedea in ultima parte din aceasta serie de articole ce instrumente avem la dispozitie);

– schemele logice care reprezinta procese complexe pot fi usor ametitoare daca nu sunteti atenti;

– daca un proces necesita revizuire este posibil sa fiti obligati sa redesenati intreaga schema logica.

Cam asta este prima parte. Bineinteles ca va astept cu comentarii si observatii.

Pana atunci nu uitati sa vizitati pagina noastra de facebook unde va invit sa faceti abuz de butonul “like”.

Marinel Androne

ISO Advisor