Tag Archives: scheme logice

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – partea a treia

Daca nu ati citit inca primele doua articole din seria referitoare la scheme logice, va invit sa dati click aici si aici pentru a le citi.

Ultima parte a seriei de articole dedicata schemelor logice si utilizarii lor in descrierea proceselor de afaceri are ca scop descrierea catorva instrumente software pe care le putem utiliza pentru desenarea schemelor logice intr-o maniera cat mai eficienta.

La dispozitia noastra sunt o gramada de software-uri ce permit desenarea schemelor logice incepand cu Excel si Powerpoint si continund cu solutii gratuite puse la dispozitie pe diverse site-uri.

Eu o sa va povestesc doar despre programele pe care le-am folosit de-a lungul timpului, lasandu-va pe voi sa completati lista.

1. Microsoft Visio – favoritul meu.

Este un soft complex, cu o gramada de template-uri (include chiar un template pentru management de proiecte si mind mapping), forme care se pot scala foarte simplu in functie de continutul lor etc. Visio va inlesneste munca si atunci cand doriti sa printati schema logica sau sa faceti legaturi intre diferite fisiere “.vsd” create. Daca doriti sa desenati scheme logice ce depasesc dimensiunea unei coli A4, aveti la dispozitie setarile pentru modificarea dimensiunii spatiului de lucru ca in orice program din suita Office. Desi nu este un software gratuit, recomand investitia pentru ca va scuteste de o gramada de batai de cap atunci cand desenati scheme logice.

2. Microsoft PowerPoint.

Este un instrument bun pentru crearea schemelor logice dar in cazul asta avem de aface cu destul de multe constrangeri (template-uri mai putine, grafica un pic cam prea…”din topor”). Powerpoint este excelent daca doriti sa creati scheme logice mai putin detaliate, pentru o vedere de ansamblu a proceselor sau daca dorim sa cream scheme logice mai putin detaliate, cu mai putine cuvinte si mai multe figuri (lucru pe care nu-l dorim daca vrem sa fim “profi” cand documentam sisteme de management).

3. Dia.

Dia, in opinia mea, este cel mai bun software free cu care se pot desena scheme logice. Singurul lucru care nu-mi place la Dia este faptul ca trebuie sa faci o gramada de setari pentru fiecare forma pe care o folosesti, setari ce nu le poti salva ca si preferate…sau cel putin nu stiu eu cum se fac setarile astea. In afara de asta, Dia reprezinta o solutie optima pentru cei care vor sa foloseasca o solutie gratuita pentru a cheltui mai putini bani sau pentru cei care creaza scheme logice doar ocazional.

4. Adonis.

Adonis nu este doar un software, este o platforma de business process management. Platforma poate fi instalata in cadrul sistemului informatic al unei companii. Utilizatorii care au acces la platforma pot avea diferite statusuri (administratori, simplii utilizatori etc.). Platforma poate desena scheme logice in detaliu, poate construi baze de date cu informatii legate de inregistrarile sistemului de management (utilizare, tipuri, forma, status, numar etc.). Este instrumentul ideal pentru acele companii care isi doresc reducerea semnificativa a volumului de hartii din organizatie, procedurile fiind in format electronic, aprobarile pentru proceduri fiind tot in forma electronica. Cei care doresc utilizarea acestui software trebuie sa-si faca un buget serios, pentru ca, de regula, Adonis nu se cumpara ci se implementeaza in urma unui proces destul de anevoios dar cu rezultate pe masura.

Acum va las pe voi sa completati lista cu softurile pe care le-ati folosit sau le folositi pentru a va crea schemele logice.

Ca de obicei, va invit sa intrati in comunitatea noastra de pe facebook.

Marinel Androne

ISO Advisor

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – prima parte

Pentru ca din in ce mai multe organizatii folosesc schemele logice in definirea procedurilor si pentru ca si eu folosesc cu preponderenta metoda asta, m-am gandit sa abordez subiectul si aici, pe blog.

Subiectul va fi abordat intr-o succesiune de trei articole despre schemele logice (diagrame flux, flowchart sau cum vreti sa le spuneti) si despre modul in care pot fi ele utilizate descrierea proceselor de afaceri cu scopul de a certifica un sistem de management in baza unui standard ISO sau pur si simplu pentru a pune ordine in procesele de afaceri ale unei organizatii.

Articolele vor aborda, pe rand, subiectele:

– Schema logica – definire, avantaje si dezavantaje;

– Schema logica – simboluri, reguli de baza;

– Schema logica – instrumente utilizate pentru reprezentarea schemelor logice.

Prima parte: Schema logica – definire, avantaje

Schema logica poate fi definita ca si “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui aparat, ale unei mașini, ale unei instalații, ale unui proces etc.” (conform dexonline.ro). Daca ne raportam doar la managementul proceselor, definitia schemei logice poate suna cam asa: “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui proces de afaceri”.

Pentru cei care vor sa foloseasca schema logica cu scopul certificarii unui sistem de management bazat pe unul sau mai multe standarde din familia ISO (SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 etc.) trebuie sa precizez faptul ca in standardul SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii, este stipulat ca procedurile pot lua forma de text, forma de tabel, forma de schema logica sau o forma nascuta din combinarea celor amintite anterior. Deci puteti folosi schema logica cu incredere pentru orice proces de certificare ISO.

Avantajele folosirii schemelor logice scheme logice:

– sunt mult mai usor de asimilat, de studiat si de inteles, o poza face cat o mie de cuvinte, nu-i asa?

– flowcharturile comunica mult mai bine logica procesului fiind de un ajutor foarte mare in momentul in care vrem sa instruim persoane noi in organizatie;

– analiza procesului reprezentat prin schema logica se face mult mai facil, putand fi identificate mult mia usor etapele procesului precum si intrarile si iesirile caracteristice fiecarei etape;

– identifica zonele cu probleme si oportunitati pentru imbunatatirea procesului.

Dezavantajele majore care apar in momentul in care va decideti sa utilizati scheme logice:

– pentru desenarea schemelor logice trebuie utilizate software-uri dedicate pentru a avea certitudinea ca rezultatele sunt optim. Aceste programe trebuie achizitionate sau se pot folosi anumite software-uri gratis dar cu optiuni limitate (vom vedea in ultima parte din aceasta serie de articole ce instrumente avem la dispozitie);

– schemele logice care reprezinta procese complexe pot fi usor ametitoare daca nu sunteti atenti;

– daca un proces necesita revizuire este posibil sa fiti obligati sa redesenati intreaga schema logica.

Cam asta este prima parte. Bineinteles ca va astept cu comentarii si observatii.

Pana atunci nu uitati sa vizitati pagina noastra de facebook unde va invit sa faceti abuz de butonul “like”.

Marinel Androne

ISO Advisor