Pentru ca din in ce mai multe organizatii folosesc schemele logice in definirea procedurilor si pentru ca si eu folosesc cu preponderenta metoda asta, m-am gandit sa abordez subiectul si aici, pe blog.
Subiectul va fi abordat intr-o succesiune de trei articole despre schemele logice (diagrame flux, flowchart sau cum vreti sa le spuneti) si despre modul in care pot fi ele utilizate descrierea proceselor de afaceri cu scopul de a certifica un sistem de management in baza unui standard ISO sau pur si simplu pentru a pune ordine in procesele de afaceri ale unei organizatii.
Articolele vor aborda, pe rand, subiectele:
– Schema logica – definire, avantaje si dezavantaje;
– Schema logica – simboluri, reguli de baza;
– Schema logica – instrumente utilizate pentru reprezentarea schemelor logice.
Prima parte: Schema logica – definire, avantaje
Schema logica poate fi definita ca si “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui aparat, ale unei mașini, ale unei instalații, ale unui proces etc.” (conform dexonline.ro). Daca ne raportam doar la managementul proceselor, definitia schemei logice poate suna cam asa: “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui proces de afaceri”.
Pentru cei care vor sa foloseasca schema logica cu scopul certificarii unui sistem de management bazat pe unul sau mai multe standarde din familia ISO (SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 etc.) trebuie sa precizez faptul ca in standardul SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii, este stipulat ca procedurile pot lua forma de text, forma de tabel, forma de schema logica sau o forma nascuta din combinarea celor amintite anterior. Deci puteti folosi schema logica cu incredere pentru orice proces de certificare ISO.
Avantajele folosirii schemelor logice scheme logice:
– sunt mult mai usor de asimilat, de studiat si de inteles, o poza face cat o mie de cuvinte, nu-i asa?
– flowcharturile comunica mult mai bine logica procesului fiind de un ajutor foarte mare in momentul in care vrem sa instruim persoane noi in organizatie;
– analiza procesului reprezentat prin schema logica se face mult mai facil, putand fi identificate mult mia usor etapele procesului precum si intrarile si iesirile caracteristice fiecarei etape;
– identifica zonele cu probleme si oportunitati pentru imbunatatirea procesului.
Dezavantajele majore care apar in momentul in care va decideti sa utilizati scheme logice:
– pentru desenarea schemelor logice trebuie utilizate software-uri dedicate pentru a avea certitudinea ca rezultatele sunt optim. Aceste programe trebuie achizitionate sau se pot folosi anumite software-uri gratis dar cu optiuni limitate (vom vedea in ultima parte din aceasta serie de articole ce instrumente avem la dispozitie);
– schemele logice care reprezinta procese complexe pot fi usor ametitoare daca nu sunteti atenti;
– daca un proces necesita revizuire este posibil sa fiti obligati sa redesenati intreaga schema logica.
Cam asta este prima parte. Bineinteles ca va astept cu comentarii si observatii.
Pana atunci nu uitati sa vizitati pagina noastra de facebook unde va invit sa faceti abuz de butonul “like”.
Marinel Androne
