Asa cum am vazut in articolul Sistem de management al calitatii in 5 (+1) pasi, unul din cei mai importanti pasi in implementarea unui sistem de management il reprezinta documentarea acestuia. In procesul de documentare al unui sistem de management al calitatii trebuie sa tinem cont de prevederile clauzei “4.2 Cerinte referitoare la documentatie”, sub clauza “4.2.1 – Generalitati”.
Mai jos aveti explicata fiecare litera din cadrul clauzei 4.2.1. Generalitati:
a. Declaratii documentate ale politicii referitoare la calitate si ale obiectivelor calitatii.
Asta inseamna ca in documentatia unui sistem de management implementat trebuie sa gasim intotdeauna politica sistemului de management precum si obiectivele acestuia. Politica si obiectivele sistemului de management al calitatii nu trebuie sa fie documente distincte, informatia poate exista intr-un singur loc, si, mai mult decat atat, trebuie sa respecte cerintele mentionate in standard.
b. Manualul calitatii.
Manualul calitatii trebuie sa existe si sa respecte cerintele mentionate in clauza 4.2.2. a standardului. Eu va sfatuiesc sa profitati de faptul ca manualul sistemului de management este un document obligatoriu si sa introduceti in
acesta mici instructiuni de lucru, mici detalieri ale proceselor, detalieri care n-au mai avut loc in proceduri sau instructiuni de lucru.
c. Proceduri documentate si inregistrari cerute in standardul ISO 9001.
Standardul cere existenta unor documente si a unor inregistrari pentru a putea pretinde ca avem un sistem de management al calitatii implementat. Standardul ISO 9001 :2008 cere procedurarea obligatorie a sase procese dar ne permite sa le documentam asociat. De exemplu nu este nicio greseala daca procesele de control al documentelor si control al inregistrarilor sunt documentate in acceasi procedura.
d. Documente, inclusiv inregistrari, determinate de organizatie ca fiind necesare.
Prin enuntul asta, standardul ISO 9001 ne recomanda sa nu ne limitam la procedurile obligatorii cerute si sa includem in documentatie si alte proceduri/inregistrari necesare pentru un bun control al proceselor. Eu va recomand ca atunci cand documentati un proces sa surprindeti in ciclul PDCA aferent acestuia. Dati click aici pentru a afla mai multe detalii despre cum puteti documenta corect un sistem de management.
Subclauza 4.2.1 are si 3 note aditionale, din care cea mai interesanta mi se pare Nota 3 prin care ni se spune faptul ca documentatia poate fi in orice forma sau pe orice mediu suport. Asta inseamna ca documentatia unui sistem de management poate exista in forma electronica, in reteaua de calculatoare a companiei unde lucrati sau pe care o conduceti.
Acum va las pe voi sa aduceti completari in sectiunea comentarii.
Nu uitati sa votati si sa intrati pe pagina noastra de facebook pentru a intra in cea mai tare comunitate de practicieni ISO din onlineul romanesc.