Consultantii nostri au reusit sa implementeze si sa mentina un sistem de management “suplu” si flexibil, usor de inteles si aplicat de catre angajatii Medfarm Trading, acest lucru facand posibila trecerea cu succes a auditului de supraveghere SR EN ISO 9001:2008 realizat de prestigiosul organism de certificare SGS Romania.
Medfarm Trading este un jucator traditional pe piata romaneasca de import si comercializare echipamente medicale.
Le uram succes!
Asa cum am vazut in articolul Sistem de management al calitatii in 5 (+1) pasi, unul din cei mai importanti pasi in implementarea unui sistem de management il reprezinta documentarea acestuia. In procesul de documentare al unui sistem de management al calitatii trebuie sa tinem cont de prevederile clauzei “4.2 Cerinte referitoare la documentatie”, sub clauza “4.2.1 – Generalitati”.
Mai jos aveti explicata fiecare litera din cadrul clauzei 4.2.1. Generalitati:
Asta inseamna ca in documentatia unui sistem de management implementat trebuie sa gasim intotdeauna politica sistemului de management precum si obiectivele acestuia. Politica si obiectivele sistemului de management al calitatii nu trebuie sa fie documente distincte, informatia poate exista intr-un singur loc, si, mai mult decat atat, trebuie sa respecte cerintele mentionate in standard.
Manualul calitatii trebuie sa existe si sa respecte cerintele mentionate in clauza 4.2.2. a standardului. Eu va sfatuiesc sa profitati de faptul ca manualul sistemului de management este un document obligatoriu si sa introduceti in
acesta mici instructiuni de lucru, mici detalieri ale proceselor, detalieri care n-au mai avut loc in proceduri sau instructiuni de lucru.
Standardul cere existenta unor documente si a unor inregistrari pentru a putea pretinde ca avem un sistem de management al calitatii implementat. Standardul ISO 9001 :2008 cere procedurarea obligatorie a sase procese dar ne permite sa le documentam asociat. De exemplu nu este nicio greseala daca procesele de control al documentelor si control al inregistrarilor sunt documentate in acceasi procedura.
Prin enuntul asta, standardul ISO 9001 ne recomanda sa nu ne limitam la procedurile obligatorii cerute si sa includem in documentatie si alte proceduri/inregistrari necesare pentru un bun control al proceselor. Eu va recomand ca atunci cand documentati un proces sa surprindeti in ciclul PDCA aferent acestuia. Dati click aici pentru a afla mai multe detalii despre cum puteti documenta corect un sistem de management.
Subclauza 4.2.1 are si 3 note aditionale, din care cea mai interesanta mi se pare Nota 3 prin care ni se spune faptul ca documentatia poate fi in orice forma sau pe orice mediu suport. Asta inseamna ca documentatia unui sistem de management poate exista in forma electronica, in reteaua de calculatoare a companiei unde lucrati sau pe care o conduceti.
Acum va las pe voi sa aduceti completari in sectiunea comentarii.
Nu uitati sa votati si sa intrati pe pagina noastra de facebook pentru a intra in cea mai tare comunitate de practicieni ISO din onlineul romanesc.
Documentarea corecta a unui sistem de management bazat pe standardele din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.) presupune un efort indelungat si destul de anevoios. Urmatorii pasi sunt de urmat atunci cand intocmiti documentatia unui sistem de management:
1. Planificati sedintele de documentare cu proprietarii de procese. Asta inseamna ca la debutul etapei de documentare trebuie sa stabiliti numarul si data sedintelor de documentare, in baza listei cu proceduri stabilite anterior.
TIP: Nu uitati sa pastrati un numar de 1-2 sedinte la finele etapei pentru a verifica acuratetea procedurilor impreuna cu proprietarii de procese.
2. Pasi marunti si atentie la detalii. Procesul trebuie descris in pasi marunti. Orice proces este mai usor de inteles si aplicat daca este descris in pasi marunti si clari. O procedura descrisa in pasi marunti poate fi folosita si pentru a instrui o persoana noua in organizatie/departament. Detaliile procesului trebuie dezvaluite pentru a va asigura ca atunci cand o procedura este citata ea poate fi si inteleasa.
TIP: Recomandarea mea este ca procedurile sa fie concepute sub forma de schema logica acest lucru permitandu-va ilustrarea eficienta a activitatilor caracteristice procesului respectiv. Acest mod de a descrie un proces va permite sa aratati foarte usor intrarile si iesirile in si din activitatile descrise.
3. Fiti iscusiti! In cadrul sedintelor de documentare: abordati subiectul deschis, printr-o discutie lejera. Fiti consecventi in aflarea detaliilor caracteristice procesului. Puneti intrebari, chiar daca par banale sau fara rost, voi trebuie sa intelegeti procesul pentru a-l putea reprezenta cat mai corect. Nu uitati ca proprietarii de procese sunt persoane foarte implicate in procesul pe care-l documentati si, din experienta, va spun ca au tendinta sa omita anumite lucruri, daca lor nu li se par importante.
TIP: la debutul discutiei, pe tot parcursul sedintei, desenati pe o hartie (sau pe un flipchart, daca aveti unul la dispozitie) schema procesului de documentat si invitati proprietarul de proces sa faca adaugiri acolo unde este cazul.
4. Atasati formularele caracteristice. Cand documentati proceduri nu omiteti formularele caracteristice. Existenta inregistrarilor este cruciala in auditurile interne dar si in auditurile de secunda sau terta parte. Trebuie sa cadeti de comun acord impreuna cu proprietarul de proces asupra modului in care formularele caracteristice vor arata si vor fi folosite. Dupa stabilirea formei lor finale, acestea trebuie atasate procedurii si supuse procesului de aprobare.
TIP: trebuie sa gasiti un echilibru intre numarul formularelor ce trebuie intocmite in proces, prevederile standardelor ISO de implementat si necesitatile organizatiei.
5. Creati proceduri pentru utilizatorii lor, nu pentru auditori! Procedurile trebuie create in primul rand pentru a fi utilizate in organizatie, nu pentru a fi prezentate auditorilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa fie orientata in primul rand pe nevoile organizatiei nu pe cele ale standardului ISO de implementat. Bineinteles nu spun ca prevederile standardelor ISO de implementat trebuie ignorate complet ci doar ca nu trebuie sa fie considerate mai importante decat nevoile organizatiei in care creati procedurile.
Acestea fiind spuse, va urez spor la treaba si inspiratie in crearea procedurilor.
Pentru mai multe informatii, vizitati si http://consultant-iso.ro
Marinel Androne
ISO Advisor
www.consultant-iso.ro
Bun, asa cum probabil ati observat si voi, toata lumea vorbeste despre proceduri si despre necesitatea respectarii acestora. In schimb, sunt foarte putini aceia care constientizeaza motivele pentru care o organizatie are nevoie de proceduri.
Cateva din motivele pentru care un bun manager decide sa demareze documentarea proceselor de business (intocmirea procedurilor) sunt urmatoarele:
– procedurile bine facute furnizeaza informatii despre procesul/procesele de munca ce se desfasoara in organizatii;
– informatia furnizata de proceduri poate fi folosita pentru a satisface diferite cerinte de reglementare sau cerinte ale unor standarde (ISO 9001, ISO 14001 etc.);
– procedurile pot si trebuie sa fie folosite ca si suport de curs in cadrul instruirilor interne;
– procedurile se folosesc si pentru a imbunatati procesele descrise (in urma analizelor riguroase, bineinteles);
– procedurile ajuta angajatii sa-si desfasoare activitatile in care sunt implicati intr-un mod eficace/eficient.
Din pacate, trebuie sa recunosc faptul ca in activitatea mea de consultant pentru implementarea sistemelor de management am intalnit foarte putine organizatii care au decis procedurarea activitatilor (si certificarea unui sistem de management ISO) datorita sumei motivelor expuse mai sus.