Salut!

M-am gândit să abordăm astăzi un subiect serios dar care îmi stârnește zâmbetul.

Hai să vă spun mai întâi de ce mi se pare subiectul asta, un subiect funny.

Eram la începutul carierei mele de consultant pentru implementarea sistemelor de management ISO, primul meu client, acum aproximativ 7 ani (acum îmi dau seama cât timp a trecut de-atunci, nu-mi vine să cred). După ce am trecut de toată munca de documentare și implementare, l-am rugat pe șeful meu de atunci să vină cu mine la auditul intern, să vad și eu cum se face. Zis și făcut…

Sursa foto: www.sxc.hu

Vine șefu’, ne împărțim departamentele de auditat (el urma să auditeze o parte din departamente, eu asistându-l și băgând la cap ce se petrece acolo, după care urma să auditez eu o parte din procese, cu el lângă mine să mă corecteze în situația în care dădeam cu stângu’ în dreptu’).

Unul din procesele pe care urma să le auditez, era și procesul de management (ca auditat era dl. director al firmei respective, și alți câțiva membrii ai echipei de conducere)…

În sfârșit ajungem cu auditul intern la managementul organizației, apuc eu chestionaru’ cu nădejde și încep să-l întreb pe om de cum asigură el resursele, cum face treaba cu satisfacția clienților și alte treburi d-astea.

Bineînțeles, răspunsurile primite n-aveau nici în clin nici în mânecă cu sistemul de management implementat.

La câteva zile am făcut rapoartele de audit, le-am prezentat șefului meu pentru validare. În câteva minute sună telefonu’, mă suna șefu’ râzând. “Ce faci mă? Dai neconformitate la directoru’ general?” Eu:”Da! habar n-avea de nimic și l-am și pregătit cu câteva zile înainte să vii tu.”

Convorbirea a continuat în sensul potolirii mele, mi s-a explicat că nu e tocmai OK să dau neconformitate omului care ne plătea să-i punem cap la cap niște proceduri, un sistem care sa-i permită accesul la clienți, determinarea cauzelor abaterilor etc. Mi s-a explicat atunci că, din prisma noastră a consultanților, este bine să vedem auditul managementului ca pe oportunitate în care putem transfera cât mai multe informații managerilor dar că nu este OK să le spunem în scris că “Directorul General nu cunoaște politica sistemului de management implementat”, document semnat cu câteva zile mai înainte chiar de directorul general.

În momentele alea am fost un pic dezamăgit, prins de avântul începutului…cum adică, în calitatea lui de Director General să nu știe nimic despre un sistem de management care ar fi trebuit sa-l ajute. Am considerat atunci, și consider și acum, că nu este în regulă să dai un raport alb unui om care ar trebui să cunoască un sistem de management dar care, din simplă ignoranță, n-are habar de nimic.

În fine, am trecut peste faza aia, da’ am rămas cu un obicei bun, zic eu. De fiecare dată când fac un audit intern nu omit să auditez managementul, chiar dacă auditul decurge mai mult ca o discuție în care i se dezvăluie managementului “tainele sistemului de management”.

Acum hai să vedem și partea serioasă a problemei.

Deși standardele în vigoare spun clar că întreaga organizație trebuie auditată la intervale planificate, știu o grămadă de consultanți care, din cele mai diverse motive, omit auditarea managementului. Lucrul ăsta nu este în regulă. Chiar dacă, așa cum am zis și mai sus, auditul decurge doar ca o discuție, iar raportul este unul mai blând, un audit al procesului de management trebuie desfășurat, cu ocazia asta managementul conștientizând multe aspecte ale sistemului implementat.

Eu, la fiecare audit intern al sistemului de management al calității conform SR EN ISO 9001:2008, abordez următoarele subiecte în cadrul auditului de top management:

– Politica si obiectivele sistemului de management;

– Planificarea sistemului de management (definire procese, realizarea eficientă și eficace a obiectivelor);

– Definirea rolurilor și responsabilităților (inclusiv desemnarea RMC);

– Comunicarea internă;

– Analiza sistemului de management;

– Asigurarea resurselor.

Abordarea asta mi se pare una OK, pentru că, având discuția asta cu managementul nu riscăm să rănim orgoliul directorului dar, totodată, îl facem să înțeleagă sistemul și ce presupune acesta pentru o bună funcționare.

Abordarea voastră care este? În organizațiile în care vă desfășurați activitatea reușiți să faceți vreun audit intern al top managementului? Reușiți să aveți vreo discuție cu echipa de conducere? Ar fi foarte interesant să vedem și experiența voastră în domeniu.

Nu uitați să vă înscrieți la newsletterul nostru de pe site pentru a beneficia de materiale în exclusivitate.

Vă așteptăm și pe facebook pentru a fi la curent cu toate noutățile noastre.