Category Archives: Noutati

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – partea a doua

1 Reply

In prima parte a seriei de articole referitoare la schemele logice am vazut cam ce inseamna schema logica si care ar fi avantajele si dezavantajele schemei logice. Tot in prima parte a seriei am stabilit ca schema logica poate fi folosita si in implementarea unui sistem de management in conformitate cu standardele din familia ISO.

In episodul de astazi o sa trecem in revista cateva reguli de urmat atunci cand vreti sa desenati o schema logica.

Schemele logice sunt desenate folosind un set de simboluri standard. Deasemenea, pot fi folosite si alte simboluri caracteristice organizatiei din care faceti parte (sau pentru care lucrati, daca sunteti consultanti).

Aspecte importante, de care trebuie sa tineti cont:

1. Utilizati simboluri adecvate.

Schemele logice sunt desenate folosind un set de simboluri standard. Deasemenea, pot fi folosite si alte simboluri caracteristice organizatiei din care faceti parte (sau pentru care lucrati, daca sunteti consultanti). Mai jos aveti cateva exemple de simboluri ce pot fi utilizate.

simboluri schema logica

TIP: Fiti consecventi in utilizarea simbolurilor, nu utilizati mai multe simboluri cu aceeasi semnificatie.

2. Claritate fara echivoc.

Atunci cand scrieti o activitate,  trebuie sa mentionati intotdeauna cine ce face, vezi exemplul de mai jos.

Descriere activitate schema logica

Daca atunci cand descrieti o activitate trebuie sa aduceti si alte informatii aditionale, folositi-va de comentariile ce pot fi atasate. Mai jos aveti cateva simboluri pe care le puteti folosi in schemele voastre logice pentru a aduce precizari suplimetare activitatilor.

Simboluri comentarii schema logica

 

3. Schema logica trebuie sa fie ordonata.

Desi exista mai multe moduri de a desena o schema logica, eu va recomand sa abordati schema logica intr-un mod cat mai simplu si anume: schema logica sa fie dezvolatata pe verticala, incepand cu un simbol ce desemneaza startul procesului si continuand cu activitatile aferente. Schema logica se va termina intotdeauna cu simbolul ce desemneaza sfarsitul procesului. Intrarile si iesirile in/din activitati trebuie  sa fie mentionate, intrarile in partea stanga iar iesirile in partea dreapta a fiecarei activitatii.

schema logica - exemple

Bun, astea fiind spuse aveti detaliile de baza pentur a putea demara o descriere a proceselor de afaceri in forma de schema logica. Singurul lucru asupra caruia trebuie sa mai zabovim este instrumentul software la careputeti apela  pentru a realiza schemele logice dar asta vedem in episodul urmator.

Pana atunci, nu uitati sa votati si sa vizitati pagina noastra de facebook pentru a putea face parte din comunitatea noastra online.

Marinel Androne

ISO Advisor,

consultant iso

 

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – prima parte

2 Replies

Pentru ca din in ce mai multe organizatii folosesc schemele logice in definirea procedurilor si pentru ca si eu folosesc cu preponderenta metoda asta, m-am gandit sa abordez subiectul si aici, pe blog.

Subiectul va fi abordat intr-o succesiune de trei articole despre schemele logice (diagrame flux, flowchart sau cum vreti sa le spuneti) si despre modul in care pot fi ele utilizate descrierea proceselor de afaceri cu scopul de a certifica un sistem de management in baza unui standard ISO sau pur si simplu pentru a pune ordine in procesele de afaceri ale unei organizatii.

Articolele vor aborda, pe rand, subiectele:

– Schema logica – definire, avantaje si dezavantaje;

– Schema logica – simboluri, reguli de baza;

– Schema logica – instrumente utilizate pentru reprezentarea schemelor logice.

Prima parte: Schema logica – definire, avantaje

Schema logica poate fi definita ca si “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui aparat, ale unei mașini, ale unei instalații, ale unui proces etc.” (conform dexonline.ro). Daca ne raportam doar la managementul proceselor, definitia schemei logice poate suna cam asa: “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui proces de afaceri”.

Pentru cei care vor sa foloseasca schema logica cu scopul certificarii unui sistem de management bazat pe unul sau mai multe standarde din familia ISO (SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 etc.) trebuie sa precizez faptul ca in standardul SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii, este stipulat ca procedurile pot lua forma de text, forma de tabel, forma de schema logica sau o forma nascuta din combinarea celor amintite anterior. Deci puteti folosi schema logica cu incredere pentru orice proces de certificare ISO.

Avantajele folosirii schemelor logice scheme logice:

– sunt mult mai usor de asimilat, de studiat si de inteles, o poza face cat o mie de cuvinte, nu-i asa?

– flowcharturile comunica mult mai bine logica procesului fiind de un ajutor foarte mare in momentul in care vrem sa instruim persoane noi in organizatie;

– analiza procesului reprezentat prin schema logica se face mult mai facil, putand fi identificate mult mia usor etapele procesului precum si intrarile si iesirile caracteristice fiecarei etape;

– identifica zonele cu probleme si oportunitati pentru imbunatatirea procesului.

Dezavantajele majore care apar in momentul in care va decideti sa utilizati scheme logice:

– pentru desenarea schemelor logice trebuie utilizate software-uri dedicate pentru a avea certitudinea ca rezultatele sunt optim. Aceste programe trebuie achizitionate sau se pot folosi anumite software-uri gratis dar cu optiuni limitate (vom vedea in ultima parte din aceasta serie de articole ce instrumente avem la dispozitie);

– schemele logice care reprezinta procese complexe pot fi usor ametitoare daca nu sunteti atenti;

– daca un proces necesita revizuire este posibil sa fiti obligati sa redesenati intreaga schema logica.

Cam asta este prima parte. Bineinteles ca va astept cu comentarii si observatii.

Pana atunci nu uitati sa vizitati pagina noastra de facebook unde va invit sa faceti abuz de butonul “like”.

Marinel Androne

ISO Advisor

Documentati corect un sistem de management ISO

1 Reply

Documentarea corecta a unui sistem de management bazat pe standardele din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.) presupune un efort indelungat si destul de anevoios. Urmatorii pasi sunt de urmat atunci cand intocmiti documentatia unui sistem de management:

1. Planificati sedintele de documentare cu proprietarii de procese. Asta inseamna ca la debutul etapei de documentare trebuie sa stabiliti numarul si data sedintelor de documentare, in baza listei cu proceduri stabilite anterior.

TIP: Nu uitati sa pastrati un numar de 1-2 sedinte la finele etapei pentru a verifica acuratetea procedurilor impreuna cu proprietarii de procese.

2. Pasi marunti si atentie la detalii. Procesul trebuie descris in pasi marunti. Orice proces este mai usor de inteles si aplicat daca este descris in pasi marunti si clari. O procedura descrisa in pasi marunti poate fi folosita si pentru a instrui o persoana noua in organizatie/departament. Detaliile procesului trebuie dezvaluite pentru a va asigura ca atunci cand o procedura este citata ea poate fi si inteleasa.

TIP: Recomandarea mea este ca procedurile sa fie concepute sub forma de schema logica acest lucru permitandu-va ilustrarea eficienta a activitatilor caracteristice procesului respectiv. Acest mod de a descrie un proces va permite sa aratati foarte usor intrarile si iesirile in si din activitatile descrise.Procedura - schema logica

3. Fiti iscusiti! In cadrul sedintelor de documentare: abordati subiectul deschis, printr-o discutie lejera. Fiti consecventi in aflarea detaliilor caracteristice procesului. Puneti intrebari, chiar daca par banale sau fara rost, voi trebuie sa intelegeti procesul pentru a-l putea reprezenta cat mai corect. Nu uitati ca proprietarii de procese sunt persoane foarte implicate in procesul pe care-l documentati si, din experienta, va spun ca au tendinta sa omita anumite lucruri, daca lor nu li se par importante.

TIP: la debutul discutiei, pe tot parcursul sedintei, desenati pe o hartie (sau pe un flipchart, daca aveti unul la dispozitie) schema procesului de documentat si invitati proprietarul de proces sa faca adaugiri acolo unde este cazul.

4. Atasati formularele caracteristice. Cand documentati proceduri nu omiteti formularele caracteristice. Existenta inregistrarilor este cruciala in auditurile interne dar si in auditurile de secunda sau terta parte. Trebuie sa cadeti de comun acord impreuna cu proprietarul de proces asupra modului in care formularele caracteristice vor arata si vor fi folosite. Dupa stabilirea formei lor finale, acestea trebuie atasate procedurii si supuse procesului de aprobare.

TIP: trebuie sa gasiti un echilibru intre numarul formularelor ce trebuie intocmite in proces, prevederile standardelor ISO de implementat si necesitatile organizatiei.

5. Creati proceduri pentru utilizatorii lor, nu pentru auditori! Procedurile trebuie create in primul rand pentru a fi utilizate in organizatie, nu pentru a fi prezentate auditorilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa fie orientata in primul rand pe nevoile organizatiei nu pe cele ale standardului ISO de implementat. Bineinteles nu spun ca prevederile standardelor ISO de implementat trebuie ignorate complet ci doar ca nu trebuie sa fie considerate mai importante decat nevoile organizatiei in care creati procedurile.

Acestea fiind spuse, va urez spor la treaba si inspiratie in crearea procedurilor.

Pentru mai multe informatii, vizitati si http://consultant-iso.ro

Marinel Androne

ISO Advisor