Tag Archives: consultanta

Certificari cu succes rasunator in urma colaborarii cu noi

Proceduri obligatorii pe intelesul tuturor – partea a doua

Partea a doua a povestii noastre despre procedurile obligatorii impuse de standardul SREN ISO 9001:2008 va aduce clarificari asupra procedurarii activitatii de audit intern si controlului produsului neconform.

1. Audit intern

Clauza 8.2.2. a ISO 9001:2008 ne prezinta cerintele ce trebuie sa le indeplinim pentru a desfasura un audit intern al sistemului de management al calitatii. Aici este foarte mult de scris si, desi avem de aface cu cerintele unui standard, sunt foarte multe diferente de opinie. Desi in cadrul acestei clauze ni se face o trimitere catre un ghid pentru auditurile interne ale sistemului de management al calitatii si mediului, am intalnit auditori care trateaza cerintele din ghid ca pe unele imperative si, oricat de mult, m-am chinuit sa le explica ca nu sunt CERINTE ale ISO 9001, sunt INDRUMARI ale ISO 19011, n-am avut sorti de izbanda in a le modifica parerile preconcepute….dar asta este alta istorioara :).

Procedura care defineste procesul de audit intern in cadrul unei organizatii trebuie sa defineasca urmatoarele aspecte:

– Planificarea si programarea auditurilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa prevada modalitatea in care se programeaza auditurile in companie (cel putin un audit al intregului sistem de management/an). In functie de auditurile programate, trebuie intocmite unul sau mai multe planuri de audit in care se stabilesc domeniul de aplicare, obiectivele auditului, se planifica procesele auditate in fiecare departament, criteriile de audit aferente precum si metodele folosite;

– Procedura trebuie sa defineasca modalitatea de alegere a auditorilor astfel incat acestia sa asigure impartialitatea procesului de audit (un auditor nu-si poate audita propria sa activitate). Auditorii trebuie sa fie numiti prin decizie din partea managementului si ar trebui sa beneficieze de instruire adecvata;

– Procedura trebuie sa defineasca modalitatile de planificare, efectuare si raportare a auditurilor efectuate (trebuie definite inregistrarile utilizate in etapele de programare/planificare, executare si raportare a auditului).

2. Controlul produsului neconform

Produsul neconform este acel produs care nu este conform cu cerintele exprimate de client sau exprimate in standarde de calitate ale companiei producatoare sau ale autoritatilor abilitate. In situatia in care ne intalnim cu un astfel de produs, trebuie sa stim cum sa il tratam. Pentru a sti in ce fel trebuie tratate produsele neconforme, standardul ne cere sa implementam o procedura care sa descrie clar modalitatile de tratare ale produselor neconforme. Inainte de a intra in amanunte referitoare la procedura de control al produselor neconforme, trebuie precizat ca standardul ISO 9001, prin produs intelege orice rezultat al unui proces, indiferent daca este sau nu tangibil, deci in sfera produselor, din punct de vedere al ISO, trebuie sa includem si serviciile (de exemplu, pentru o companie distribuitoare de produse alimentare, produsul ei este, de fapt, serviciul de sitributie; pentru un service auto, produsul sau nu este un automobil care functioneaza ci serviciul prestat prin care un automobil defect a fost reparat).

Haideti sa vedem ce trebuie sa cuprinda o procedura pentru controlul produsului neconform:

– modalitatea de identificare si control al unui produs neconform identificat. Daca am identificat un produs neconform acesta trebuie identificat si izolat fata de celelelate produse pentru a putea impiedica utilizarea lui neintentionata.

– definirea modalitatilor de tratare a produsului neconform identificat. Modalitatile de tratare a produsului neconform sunt mentionate in standardul ISO 9001:2008.

In curand voi publica si partea a treia a articolului, pana atunci, ca sa nu va plictisiti, urmariti-ne pe facebook sau pe twitter.

Proceduri! Da, da’ de ce?

Implementarea unui sistem de management – determinarea cauzelor radacina ale neconformitatii

1 Reply

Articolul va arata cum puteti determina cu exactitate cauza unei neconformitati identificate in sistemul de management implementat.

1. Conceptul de neconformitate

Atunci cand parcurgeti un proces de implementare ISO (fie ca este vorba de ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 etc.) la un moment dat va veti lovi de conceptul de neconformitate.

Standardul ISO 9000:2005 defineste termenul „neconformitate” ca fiind o neindeplinire a unei cerinte.

Standardul ISO 9001:2008 cere ca neconformitatile sa fie identificate, eliminate si, mai mult de-atat, cauza de aparitie a lor sa fie eliminata.

2. De ce este important sa identificam cauzele radacina ale neconformitatii

Buuun, acum, daca va doriti o implementare ISO (orice fel de sistem de management – calitate/mediu/ohsas etc.) corecta trebuie sa identificati si sa va asumati cauzele radacina ale neconformitatilor identificate.

Cauza radacina a neconformitatii este importanta pentru ca odata cu eliminarea va asigurati, intr-o buna masura, de faptul ca neconformitatea identificata nu se va mai repeta.

3. Tehnica celor 5 „de ce?” (Five whys tehnique)

Cea mai comuna tehnica de identificare a cauzelor radacina ale unei neconformitati o reprezinta Tehnica celor 5 „de ce?” (Five whys tehnique).

„Tehnica celor 5 de ce?” (Five why tehnique) este o tehnică utilizată în faza de analiză a neconformitatii identificate intr-un sistem de management.

Metoda se aplica intreband în mod repetat “de ce?” (de cinci ori, de regula) pana cand se ajunge la radacina cauzei neconformitatii. Desi aceasta tehnica se numeste “„Tehnica celor cinci de ce?”, in functie de natura neconformitatii identificate, puteti determina cauza radacina punand intrebarea de mai puţine sau mai multe ori.

Cam asta este tehnica celor 5 “de ce?”. Simplu, nu? Astept parerile voastre aici, la sectiunea “comments”

Pentru mai multe detalii puteti sa ne contactati la: office@consultant-iso.ro sau sa vizitati site-ul http://consultant-iso.ro

Marinel Androne

ISO Advisor

0722550579

Sistem de management al calitatii in 5 (+1) pasi

9 Replies

Asa cum spune si titlul mai jos aveti cei 5 (+1) pasi de urmat pentru a implementa un sistem de management al calitatii.

Pasul 1: Planificarea sistemului de management

Etapa debuteaza printr-o analiza atenta a businessului si a proceselor caracteristice din care trebuie sa rezulte:

– procesele de business pentru care trebuie elaborate proceduri/instructiuni de lucru;

– proprietarii proceselor (process owners) – acele persoane care guverneaza fiecare

proces in parte.

Odata analiza finalizata trebuie stabilit un plan al proiectului ce trebuie sa contina procesele identificate si proprietarii acestora, termene limita pentru etapele proiectului, responsabilii fiecarei etape, resurse etc.

Tip: atunci cand elaborati lista proceselor trebuie sa tineti cont si de acele procese ce trebuie documentate (in conformitate cu ISO 9001).

Pasul 2: Documentarea proceselor

Tinand cont de planul elaborat in etapa anterioara, trebuie purces la asternerea pe hartie (sau pe un alt suport agreeat de voi) a procedurilor.

In functie de scopul vostru dar si de cerintele standardului puteti elabora urmatoarele tipuri de documente:

2.1 Proceduri. Procedurile pot fi sub forma de text sau sub forma de schema logica. Indiferent de formatul adoptat, procedurile trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari: “cine/ce/cand face?”

2.2 Instructiuni de lucru. In situatia in care complexitatea activitatii o impune atunci este bine sa creeati si instructiuni de lucru. Instructiunile de lucru reprezinta, de fapt, o descriere foarte amanuntita a unei activitati. Instructiunile de lucru trebuie sa raspunda la intrebarea “cum se face?”

2.3 Manualul sistemului de management. Manualul sistemului de managementreprezinta un “cuprins” al sistemului implementat, o trecere in revista a modului in care organizatia indeplineste fiecare cerinta a standardului implementat. Manualul sistemului de management este un document impus de cerintele standardului ISO 9001.

Tip: daca decideti ca un proces nu are nevoie de o procedura pentru a functiona corect, puteti descrie respectivul proces intr-unul din capitolele Manualului Sistemului de Management.

Pasul 3: Implementarea propriuzisa

Reprezentantul Managementului sau consultantul la care compania a apelat trebuie sa fie alaturi de proprietarii de proces in tentativa lor de a urmari si respecta procedurile realizate in Pasul 2. Cand stati alaturi de colegii dumneavoastra trebuie sa ii convingeti sa urmeze procedurile iar daca procedurile contin erori sau nu sunt in concordanta cu procesul descris sa va aduca imediat la cunostinta lucrul asta. Acum este un moment excelent in care puteti revizui documentatia.

Odata cu vegherea asupra respectarii procedurilor nu trebuie sa scapati din vedere importanta obtinerii inregistrarilor caracteristice sistemului. La finele perioadei trebuie sa fiti absolut siguri ca ati strans suficiente inregistrari pentru a putea face fata auditurilor ce vor urma.

Pasul 4: Auditul sistemului de management implementat

In etapa de fata ar trebui sa auditam intreaga organizatie si sa ne asiguram de faptul ca sistemul de management implementat respecta cerintele standardului ISO 9001. Daca aruncam o privire in standard, la clauza 8.2.2, vedem ca auditul trebuie sa fie planificat si ca in urma auditului intern trebuie sa rezulte unul sau mai multe rapoarte de audit. Pentru realizarea unui audit cat mai corect avem la dispozitie si prevederile ghidului pentru auditarea sistemului de management al calitatii si mediului – ISO 19011:2003. (Edit 2020: Din 2018 a aparut o noua versiune a ghidului pentru desfasurarea auditurilor)

Tip: auditul trebuie realizat de persoane cu competenta in efectuarea auditurilor. Iar auditorul trebuie sa fie independent fata de zona auditata.

Pasul 5: Analiza sistemului de management implementat.

Dupa ce auditul intern s-a incheiat trebuie ca managementul organizatiei sa se reuneasca pentru a analiza sistemul de management proaspat implementat. Standardul ISO 9001 ne arata care sunt elementele de intrare in analiza dar si elementele de iesire (decizii pentru imbunatatirea sistemului de management, decizii pentru imbunatatirea produsului in raport cu cerintele clientului).

Pasul 5+1: Auditul de certificare

Acum este momentul pentru a solicita auditul de certificare din partea unui organism de certificare. In functie de organismul de certificare abordarea asupra procesului de audit poate diferi. In cateva cuvinte, auditul de certificare va decurge astfel: organismul de certificare va trimite un plan de audit; dupa confirmarea planului de audit de catre companie, la data stabilita de comun acord o echipa de audit va “descinde” la sediul vostru pentru a executa auditul. Daca auditul se va finaliza cu bine, in cateva zile veti avea raportul de audit si certificatul. Daca auditul nu va decurge asa cum v-ati fi dorit, in functie de cutumele fiecarui organism de certificare, vor avea loc noi vizite din partea organismului de certificare pentru a se asigura ca organizatia indeplineste cerintele standardului.

Pentru mai multe detalii va rog sa postati comentarii sau sa ma contactati la http://consultant-iso.ro.