Orice proces de implementare/certificare/mentenanta a unui sistem de management ISO presupune definirea clara a responsabilitatilor si autoritatilor in cadrul companiei – vezi clauza 5.5.1 a standardului ISO 9001. Pentru a avea o vedere de ansamblu asupra responsabilitatilor, departamentelor si structurii organizatiei tale sau pentru a programa si planifica audituri interne si/sau audituri de secunda parte ale unui sistem de management ISO, vei avea nevoie de organigrama.

OK, pana acum am vazut de ce avem nevoie de organigrama. Haideti sa vedem si ce inseamna o organigrama si de ce anume trebuie sa tinem cont cand desenam o organigrama.

Ce este organigrama?

Pai, conform dexonline.ro, organigrama ” reprezinta o redare schematica (grafica) in toate detaliile a organizarii, a subordonarii si a legaturilor dintre compartimente din cadrul unei intreprinderi sau al unei institutii.”

Cum se face?

– Mai intai trebuie sa analizam atent organizatia, structura compartimentelor, numele posturilor ocupate, subordonarile intre posturile unui departament si ale organizatiei, in general;

– In organigrama, posturile sunt descrise in casute separate. Din punct de vedere al dimensiunilor, casutele pot fi de aceeasi dimensiune sau de dimensiuni diferite, in functie de nivelul ierarhic din care fac parte. Acolo unde nu este posibila o diferentiere a casutelor in functie de marime, o diferentia din punct de vedere al culorilor poate fi folosita;

– Vom plasa casute ce desemneaza fiecare post din organizatie pe niveluri ierarhice, de sus in jos, dispuse intr-o forma piramidala. Pentru o firma ce dispune doar de management superior, management de nivel mijlociu si personal de executie, vom avea o organigrama formata din trei niveluri ierarhice.  Pentru o companie de mare anvergura se pot crea mai multe organigrame (una generala in care sunt desenate eventualele divizii, organigrame pe fiecare divizie etc.).

– Numarul de niveluri ierarhice dintr-o organigrama nu este fix, el  depinde de tipul si marimea companiei pe care vrem sa o reprezentam

– Casutele care desemneaza un post inca neocupat se traseaza cu linie punctata (pentru a evidentia postul vacant);

– Procesele externalizate sau consultantii cu care compania voastra lucreaza trebuie iedntificate (casute de culori diferite);

– Departamentele (numele acestora) trebuie sa apara in organigrama;

– Anumite subordonari interdepartamantale pot fi trasate cu linie punctata.

Acum va astept pe voi sa mai adaugati sfaturi la fel de utile sau chiar mai utile in sectiunea de comentarii din partea de jos a articolului. Pentru socializare, va invita pe pagina noastra de facebook.