Asa cum spune si titlul mai jos aveti cei 5 (+1) pasi de urmat pentru a implementa un sistem de management al calitatii.

Pasul 1: Planificarea sistemului de management

Etapa debuteaza printr-o analiza atenta a businessului si a proceselor caracteristice din care trebuie sa rezulte:

– procesele de business pentru care trebuie elaborate proceduri/instructiuni de lucru;

– proprietarii proceselor (process owners) – acele persoane  care guverneaza fiecare

proces in parte.

Odata analiza finalizata trebuie stabilit un plan al proiectului ce trebuie sa contina procesele identificate si proprietarii acestora, termene limita pentru etapele proiectului, responsabilii fiecarei etape, resurse etc.

Tip: atunci cand elaborati lista proceselor trebuie sa tineti cont si de acele procese ce trebuie documentate (in conformitate cu ISO 9001).

Pasul 2: Documentarea proceselor

Tinand cont de planul elaborat in etapa anterioara, trebuie purces la asternerea pe hartie (sau pe un alt suport agreeat de voi) a procedurilor.

In functie de scopul vostru dar si de cerintele standardului puteti elabora urmatoarele tipuri de documente:

2.1 Proceduri. Procedurile pot fi sub forma de text sau sub forma de schema logica. Indiferent de formatul adoptat, procedurile trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari: “cine/ce/cand face?”

2.2 Instructiuni de lucru. In situatia in care complexitatea activitatii o impune atunci este bine sa creeati si instructiuni de lucru. Instructiunile de lucru reprezinta, de fapt, o descriere foarte amanuntita a unei activitati. Instructiunile de lucru trebuie sa raspunda la intrebarea “cum se face?”

2.3 Manualul sistemului de management. Manualul sistemului de managementreprezinta un “cuprins” al sistemului implementat, o trecere in revista a modului in care organizatia indeplineste fiecare cerinta a standardului implementat. Manualul sistemului de management este un document impus de cerintele standardului ISO 9001.

Tip: daca decideti ca un proces nu are nevoie de o procedura pentru a functiona corect, puteti descrie respectivul proces intr-unul din capitolele Manualului Sistemului de Management.

Pasul 3: Implementarea propriuzisa

Reprezentantul Managementului sau consultantul la care compania a apelat trebuie sa fie alaturi de proprietarii de proces in tentativa lor de a urmari si respecta procedurile realizate in Pasul 2. Cand stati alaturi de colegii dumneavoastra trebuie sa ii convingeti sa urmeze procedurile iar daca procedurile contin erori sau nu sunt in concordanta cu procesul descris sa va aduca imediat la cunostinta lucrul asta. Acum este un moment excelent in care puteti revizui documentatia.

Odata cu vegherea asupra respectarii procedurilor nu trebuie sa scapati din vedere importanta obtinerii inregistrarilor caracteristice sistemului. La finele perioadei trebuie sa fiti absolut siguri ca ati strans suficiente inregistrari pentru a putea face fata auditurilor ce vor urma.

Pasul 4: Auditul sistemului de management implementat

In etapa de fata ar trebui sa auditam intreaga organizatie si sa ne asiguram de faptul ca sistemul de management implementat respecta cerintele standardului ISO 9001. Daca aruncam o privire in standard, la clauza 8.2.2, vedem ca auditul trebuie sa fie planificat si ca in urma auditului intern trebuie sa rezulte unul sau mai multe rapoarte de audit. Pentru realizarea unui audit cat mai corect avem la dispozitie si prevederile ghidului pentru auditarea sistemului de management al calitatii si mediului – ISO 19011:2003. (Edit 2020: Din 2018 a aparut o noua versiune a ghidului pentru desfasurarea auditurilor)

Tip: auditul trebuie realizat de persoane cu competenta in efectuarea auditurilor. Iar auditorul trebuie sa fie independent fata de zona auditata.

Pasul 5: Analiza sistemului de management implementat.

Dupa ce auditul intern s-a incheiat trebuie ca managementul organizatiei sa se reuneasca pentru a analiza sistemul de management proaspat implementat. Standardul ISO 9001 ne arata care sunt elementele de intrare in analiza dar si elementele de iesire (decizii pentru imbunatatirea sistemului de management, decizii pentru imbunatatirea produsului in raport cu cerintele clientului).

Pasul 5+1:  Auditul de certificare

Acum este momentul pentru a solicita auditul de certificare din partea unui organism de certificare. In functie de organismul de certificare abordarea asupra procesului de audit poate diferi. In cateva cuvinte, auditul de certificare va decurge astfel: organismul de certificare va trimite un plan de audit; dupa confirmarea planului de audit de catre companie, la data stabilita de comun acord o echipa de audit va “descinde” la  sediul vostru pentru a executa auditul. Daca auditul se va finaliza cu bine, in cateva zile veti avea raportul de audit si certificatul. Daca auditul nu va decurge asa cum v-ati fi dorit, in functie de cutumele fiecarui organism de certificare, vor avea loc noi vizite din partea organismului de certificare pentru a se asigura ca organizatia indeplineste cerintele standardului.

Pentru mai multe detalii va rog sa postati comentarii sau sa ma contactati la http://consultant-iso.ro.

Marinel Androne

ISO Advisor

http://consultant-iso.ro

office@consultant-iso.ro