Tag Archives: implementare iso

Top 10 aspecte ale organizatiei imbunatatite de ISO 9001

Principalele aspecte ale unei organizatii care pot fi indeplinite prin implementarea/certifcarea sistemului de management al calitatii SR EN ISO 9001:2008.

1. Management eficient al proceselor de business.

2. Definirea clara a responsabilitatilor in cadrul companiei;

3. Avantaj concurential ;

4. Orice decizie a managementului (de orice nivel) va fi bazata pe fapte;

5. Ajuta la indeplinirea cerintelor legale aplicabile companiei;

6. Consecventa in derularea proceselor de afaceri;

7. Satisfacere sporita a cerintelor clientului;

8. Scaderea numarului de produse neconforme rezultate din activitatea companiei;

9. Imbunatatirea proceselor;

10. Costuri reduse

Daca mai stiti si alte potentiale avantaje ale implementarii sistemului de management al calitatii SR EN ISO 9001:2008, va rog sa le scrieti in sectiunea comentarii. Va asteptam si pe Facebook dar si pe Twitter.

Inca un succes inregistrat de consultantii nostri

Pentru a doua oara in aceasta saptamana, clientii nostri trec fara probleme de auditurile efectuate de organismele de certificare.

De data asta este randul Diviziei de Gaze Naturale din cadrul OMV Petrom SA sa treaca fara nicio emotie de auditul de supraveghere al standardelor SREN ISO 9001:2008 si SREN ISO 14001. Auditul de supraveghere a fost sustinut de o echipa de auditori ai organismului de certificare Simtex OC.

Multumim pentru colaborarea excelenta pe parcursul proiectului intregii echipe OMV Petrom SA – Divizia de Gaze Naturale si le dorim succes in continuare.

Nu uitati, pentru implementari sigure si eficiente ale sistemelor de management din familia ISO, specialistii nostrii va stau la dispozitie cu solutii profesionale.

Proceduri obligatorii pe intelesul tuturor – prima parte

Poate ca ati auzit de cele sase proceduri obligatorii in momentul in care un consultant a venit cu un set de proceduri si vi le-a pus in fata ca pe un set de legi despre care “nu se discuta, se executa”. Abordarea noastra este de maniera in care depunem toate eforturile in a ajuta companiile sa creeze un set de proceduri personalizate, in functie de specificul activitatii si domeniului in care isi desfasoara activitatea.

Desi subiectul procedurilor obligatorii am vrut sa-l abordez intr-un singur articol, lucrul asta n-a fost posibil din cauza ca subiectul este unul vast. Asa ca astazi debuteaza o serie de trei articole despre cele sase proceduri obligatorii cerute de standardul ISO 9001:2008.

Daca ati mai citit si alte standarde pentru sisteme de management emise de ISO probabil ca ati observat ca aceste sase proceduri se gasesc ca fiind obligatorii cam pe peste tot, acestea fiind baza sistemelor de management. Eu zic sa incepem si sa vedem “cu ce se mananca” primele doua proceduri obligatorii, cerute de standardul ISO 9001:2008 !

1. Controlul documentelor.

Este prima cerinta din standard ce ne impune o procedura. Prin procedurarea activitatii de control al documentelor, standardul vrea sa asigure organizatia ca documentele externe intrate in organizatie sunt controlate, la fel cum si cele generate de organizatie pentru uz intern dar si pentru a fi trimise partenerilor sunt controlate.

Procedura de control al documentelor trebuie sa trateze urmatoarele aspecte:

– Definirea elementelor de control ale documentelor sistemului de management (coduri, niveluri de revezii, data, semnaturile de intocmit/aprobat etc.)

– Cum se creaza un document nou (proceduri ale sistemului, instructiuni de lucru etc.) in cadrul companiei si cum se modifica documentele existente in companie;

– Cum se difuzeaza documentele in cadrul companiei (trebuie sa avem dovada a faptului ca am difuzat x exemplare catre x oameni din companie);

– Cum se controleaza nivelul reviziilor precum si numarul de exemplare emise in companie (in companie nu trebuie sa existe simultan versiuni diferite ale aceluiasi document, trebuie sa avem grija intotdeauna ca la dispozitia oamenilor din firma sa existe numai versiunile in vigoare ale documentelor);

– Cum se controleaza documentele intrate si iesite in/din organizatie (destinatar, expeditor, data la care documentul a intrat sau a iesit in/din companie, dovada faptului ca documentul a intrat in posesia destinatarului din companie etc.).

2. Controlul inregistrarilor

Pentru ca am tot facut uz de termenul asta in posturile de aici si de aici, haideti mai intai sa vedem ce inseamna aceste “inregistrari” si la ce ne folosesc ele.

In conformitate cu standardul ISO 9000:2005, definitia termenului “nregistrare” este: “Document prin care se declara rezultate obtinute sau se furnizeaza dovezi ale activitatilor realizate”. Asta inseamna ca inregistrarea poate fi un document in format hartie sau electronic prin care putem dovedi ca am realizat o activitate, am obtinut un anume rezultat, etc. Inregistrarile sunt baza unui sistem de management, fara ele nu putem sustine un audit, nu putem dovedi ca avem un sistem de management implementat (asta este si motivul pentru care toti auditorii vor sa vada dovezi a ceea sustineti).

Bun, acum ca am lamurit cat de cat conceptul de “inregistrare”, trebuie sa mergem mai departe si sa ne lamurim si cu procedura de Control al inregistrarilor. Procedura de control al inregistrarilor trebuie sa defineasca:

– Cum se identifica o inregistrare (elementele de identificare pot fi: titlu, codificare, data intocmirii);

– Cum se pastreaza si depoziteaza inregistrarile (modalitatile concrete – prin indosariere, oridinea in care se face indosarierea etc.) astfel incat acestea sa fie ferite de intemperii. In cazul in care organizatia foloseste si inregistrari in format electronic, trebuie tratam aceleasi probleme dar in conformitate cu specificul acestora (arhivarea sa face pe suport elecontroic, cu o anumita frecventa pe care trebuie s-o definim etc.);

– Cat timp se pastreaza o inregistrare. (in functie de specificul fiecarei organizatii precum si in functie de specificul fiecarei inregistrari trebuie sa definim o durata pentru care o inregistrare se pastreaza la “vedere” inainte ca aceasta sa fie arhivata sau eliminata). Definirea duratei de pastrare se poate face atat pe categorii de inregistrari (inregistrarile aferente sistemului de management al calitatii, de exemplu) dar si pe fiecare tip de inregistrare in parte (comenzile primite de la clienti, de exemplu);

– Modalitatea de eliminare a inregistrarilor. Dupa ca ne-am folosit de o inregistrare (sau daca o versiune a unei inregistrari nu mai este in actualitate), acestea trebuie eliminate. Eliminarea inregistrarilor nu se face pur si simplu aruncand/distrugand inregistrarea. Inainte de a distruge o inregistrare trebuie sa ne notam inregistrarile distruse precum si numarul acestora.

Astea sunt primele doua cerinte ale standardului pentru care sunt cerute proceduri. Pentru comentarii aveti rubrica de comentarii unde va astept ca de fiecare data sa dezbatem subiectul.

Documentati corect un sistem de management ISO

Documentarea corecta a unui sistem de management bazat pe standardele din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.) presupune un efort indelungat si destul de anevoios. Urmatorii pasi sunt de urmat atunci cand intocmiti documentatia unui sistem de management:

1. Planificati sedintele de documentare cu proprietarii de procese. Asta inseamna ca la debutul etapei de documentare trebuie sa stabiliti numarul si data sedintelor de documentare, in baza listei cu proceduri stabilite anterior.

TIP: Nu uitati sa pastrati un numar de 1-2 sedinte la finele etapei pentru a verifica acuratetea procedurilor impreuna cu proprietarii de procese.

2. Pasi marunti si atentie la detalii. Procesul trebuie descris in pasi marunti. Orice proces este mai usor de inteles si aplicat daca este descris in pasi marunti si clari. O procedura descrisa in pasi marunti poate fi folosita si pentru a instrui o persoana noua in organizatie/departament. Detaliile procesului trebuie dezvaluite pentru a va asigura ca atunci cand o procedura este citata ea poate fi si inteleasa.

TIP: Recomandarea mea este ca procedurile sa fie concepute sub forma de schema logica acest lucru permitandu-va ilustrarea eficienta a activitatilor caracteristice procesului respectiv. Acest mod de a descrie un proces va permite sa aratati foarte usor intrarile si iesirile in si din activitatile descrise.Procedura - schema logica

3. Fiti iscusiti! In cadrul sedintelor de documentare: abordati subiectul deschis, printr-o discutie lejera. Fiti consecventi in aflarea detaliilor caracteristice procesului. Puneti intrebari, chiar daca par banale sau fara rost, voi trebuie sa intelegeti procesul pentru a-l putea reprezenta cat mai corect. Nu uitati ca proprietarii de procese sunt persoane foarte implicate in procesul pe care-l documentati si, din experienta, va spun ca au tendinta sa omita anumite lucruri, daca lor nu li se par importante.

TIP: la debutul discutiei, pe tot parcursul sedintei, desenati pe o hartie (sau pe un flipchart, daca aveti unul la dispozitie) schema procesului de documentat si invitati proprietarul de proces sa faca adaugiri acolo unde este cazul.

4. Atasati formularele caracteristice. Cand documentati proceduri nu omiteti formularele caracteristice. Existenta inregistrarilor este cruciala in auditurile interne dar si in auditurile de secunda sau terta parte. Trebuie sa cadeti de comun acord impreuna cu proprietarul de proces asupra modului in care formularele caracteristice vor arata si vor fi folosite. Dupa stabilirea formei lor finale, acestea trebuie atasate procedurii si supuse procesului de aprobare.

TIP: trebuie sa gasiti un echilibru intre numarul formularelor ce trebuie intocmite in proces, prevederile standardelor ISO de implementat si necesitatile organizatiei.

5. Creati proceduri pentru utilizatorii lor, nu pentru auditori! Procedurile trebuie create in primul rand pentru a fi utilizate in organizatie, nu pentru a fi prezentate auditorilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa fie orientata in primul rand pe nevoile organizatiei nu pe cele ale standardului ISO de implementat. Bineinteles nu spun ca prevederile standardelor ISO de implementat trebuie ignorate complet ci doar ca nu trebuie sa fie considerate mai importante decat nevoile organizatiei in care creati procedurile.

Acestea fiind spuse, va urez spor la treaba si inspiratie in crearea procedurilor.

Pentru mai multe informatii, vizitati si http://consultant-iso.ro

Marinel Androne

ISO Advisor