Aceasta este a doua si ultima parte a articolului dedicat analizei sistemului de management implementat. Daca in prima parte am vorbit despre elementele de intrare si despre planificarewa sedintelor, astazi va propun sa finalizam povestea elementelor de intrare si sa ne concentram un pic asupra elementelor de iesire ale analizei. La finele articolului aveti si cateva ponturi de care ar fi bine sa tineti cont.

Lectura placuta!

2. Analizarea elementelor de intrare (continuare de aici).

– stadiul actiunilor corective si preventive. Se analizeaza daca actiunile corective/preventive initiate (altele decat cele rezultate in urma auditurilor) au fost finalizate. Se analizeaza ce plus de valoare au adus aceste actiuni initiate precum si daca procesele au devenit mai eficiente in urma implementarii acestor actiuni. Daca ajungem la concluzia ca actiunile initiate anterior nu au fost eficace, trebuie sa initiem din nou actiuni corective/preventive corespunzatoare scopului nostru;

– actiunile de urmarire de la sedintele anterioare de management. Se vor monitoriza actiunile initiate in urma sedintelor anterioare. Se analizeaza gradul de indeplinire precum si proportia in care aceste actiuni si-au atins scopul. Daca, in cadrul sedintei, considerati ca actiunile respective nu si-au atins scopul, nu ezitati sa initiati noi actiuni cu acelasi scop;

– schimbarile care ar putea sa influenteze sistemul de management. Se vor analiza acele circumstante in care sistemul de management ar putea sa se schimbe – noi domenii de activitate sau renuntarea la o parte din acestea, noi puncte de lucru sau inchideri ale acestora etc. Se vor lua decizii in avans astfel incat sa contracaram eventuale dezechilibre ce pot aparea ca urmare a producerii acestor evenimente;

– recomandarile pentru imbunatatire. Se analizeaza recomdandarile pentru imbunatatirea activitatii primite atat de la auditori cat si de la clienti, parteneri sau autoritati. Se vor lua decizii pentru a urma acele recomandari care vor aduce plus de valoare activitatii companiei si proceselor sale.

3. “Producerea” elementelor de iesire.

Elementele de iesire caracteristice unei astfel de analize sunt decizii, documentate, cu privire la:

– imbunatatirea eficacitatii sistemului de management. Eficienta si eficacitatea unui proces se poate masura prin KPI (key performance indicators) aplicati proceselor. Ca sa puteti lua decizii solide referitor la eficacitatea proceselor, trebuie sa le puteti masura. Din motivul asta este bine ca atunci cand va definiti procesele in cadrul organizatiei sa stabiliti si KPI aferenti precum si metodele de monitorizare a acestora. Inarmati cu indicatori si metodologia de urmarie a lor, puteti masura procesele si puteti sa va dati seama daca procesele de business se desfoasoara optim sau nu. Daca nu sunteti multumiti atunci reanalizati procesele si luati decizii pentru a le aduce acolo unde simtiti ca trebuie sa fie defapt (in termeni de performanta, bineinteles). Deciziile pot consta in reproiectarea proceselor cu totul sau pot consta doar in modificarea valorilor KPI-urilor definiti;

– imbunatatatirea produsului in raport cu cerintele clientilor. Satisfactia clientilor este un aspect primordial al sistemului de management al calitatii. Daca clientii va cer un produs, e bine ca organizatia voastra sa-l poata livra. Daca clientii vostri va cer sa imbunatatiti produsul livrat, atunci e bine sa analizati cerintele acestora si sa le dati curs daca este posibil;

– necesitatea de resurse. Orice decizie luata in cadrul sedintei de analiza trebuie sa beneficieze de niste resurse alocate pentru a putea fi dusa la indeplinire. De aceea este extrem de important ca orice decizie luata sa fie insotita si de resursele alocate pentru ducerea la indeplinire. Resursele alocate pot fi resurse banesti, resurse umane, resurse materiale etc. Nu va sfiiti sa treceti la resurse absolut tot ce este necesar pentru a duce la indeplinire decizia luata.

4. Monitorizare.

Este bine ca la finalul fiecarei sedinte de analiza sa stabiliti modalitatea in care monitorizati indeplinirea deciziilor luate in cadrul sedintei. Eu recomand ca in fiecare luna sa se desfasoare sedinte in care se vor studia deciziile luate si gradul lor de indeplinire. In cadrul sedintelor de monitorizare ne putem asigura ca fiecare decizie este dusa la bun sfarsit sau, in situatia in care lucrurile nu decurg asa cum ne-am propus, sa luam decizii pentru a corecta evolutia lor.

TIPS:

– Sedintele de analiza si de monitorizare nu trebuie sa fie neaparat sedinte separate fata de sedintele operative (sau cum le numiti fiecare) ce le desfasurati periodic, subiectele acestea putand fi abordate intr-o sedinta normala;

– Asigurati-va de faptul ca managementul companiei sustine desfasurarea acestor sedinte, participa la aceste sedinte si aloca suficiente resurse pentru ducerea la indeplinire a deciziilor luate.

Pentru completari si discutii pe marginea subiectului, va invit sa postati comentarii aici. Nu uitati sa dati like paginii noastre de facebook pentru a pastra permanent legatura cu noi.