Tag Archives: sisteme de management

Schema logica in descrierea proceselor de afaceri – prima parte

2 Replies

Pentru ca din in ce mai multe organizatii folosesc schemele logice in definirea procedurilor si pentru ca si eu folosesc cu preponderenta metoda asta, m-am gandit sa abordez subiectul si aici, pe blog.

Subiectul va fi abordat intr-o succesiune de trei articole despre schemele logice (diagrame flux, flowchart sau cum vreti sa le spuneti) si despre modul in care pot fi ele utilizate descrierea proceselor de afaceri cu scopul de a certifica un sistem de management in baza unui standard ISO sau pur si simplu pentru a pune ordine in procesele de afaceri ale unei organizatii.

Articolele vor aborda, pe rand, subiectele:

– Schema logica – definire, avantaje si dezavantaje;

– Schema logica – simboluri, reguli de baza;

– Schema logica – instrumente utilizate pentru reprezentarea schemelor logice.

Prima parte: Schema logica – definire, avantaje

Schema logica poate fi definita ca si “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui aparat, ale unei mașini, ale unei instalații, ale unui proces etc.” (conform dexonline.ro). Daca ne raportam doar la managementul proceselor, definitia schemei logice poate suna cam asa: “reprezentare grafică simplificată a elementelor sau caracteristicilor structurii unui proces de afaceri”.

Pentru cei care vor sa foloseasca schema logica cu scopul certificarii unui sistem de management bazat pe unul sau mai multe standarde din familia ISO (SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 etc.) trebuie sa precizez faptul ca in standardul SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii, este stipulat ca procedurile pot lua forma de text, forma de tabel, forma de schema logica sau o forma nascuta din combinarea celor amintite anterior. Deci puteti folosi schema logica cu incredere pentru orice proces de certificare ISO.

Avantajele folosirii schemelor logice scheme logice:

– sunt mult mai usor de asimilat, de studiat si de inteles, o poza face cat o mie de cuvinte, nu-i asa?

– flowcharturile comunica mult mai bine logica procesului fiind de un ajutor foarte mare in momentul in care vrem sa instruim persoane noi in organizatie;

– analiza procesului reprezentat prin schema logica se face mult mai facil, putand fi identificate mult mia usor etapele procesului precum si intrarile si iesirile caracteristice fiecarei etape;

– identifica zonele cu probleme si oportunitati pentru imbunatatirea procesului.

Dezavantajele majore care apar in momentul in care va decideti sa utilizati scheme logice:

– pentru desenarea schemelor logice trebuie utilizate software-uri dedicate pentru a avea certitudinea ca rezultatele sunt optim. Aceste programe trebuie achizitionate sau se pot folosi anumite software-uri gratis dar cu optiuni limitate (vom vedea in ultima parte din aceasta serie de articole ce instrumente avem la dispozitie);

– schemele logice care reprezinta procese complexe pot fi usor ametitoare daca nu sunteti atenti;

– daca un proces necesita revizuire este posibil sa fiti obligati sa redesenati intreaga schema logica.

Cam asta este prima parte. Bineinteles ca va astept cu comentarii si observatii.

Pana atunci nu uitati sa vizitati pagina noastra de facebook unde va invit sa faceti abuz de butonul “like”.

Marinel Androne

ISO Advisor

Documentati corect un sistem de management ISO

1 Reply

Documentarea corecta a unui sistem de management bazat pe standardele din familia ISO (ISO 9001, ISO 14001 etc.) presupune un efort indelungat si destul de anevoios. Urmatorii pasi sunt de urmat atunci cand intocmiti documentatia unui sistem de management:

1. Planificati sedintele de documentare cu proprietarii de procese. Asta inseamna ca la debutul etapei de documentare trebuie sa stabiliti numarul si data sedintelor de documentare, in baza listei cu proceduri stabilite anterior.

TIP: Nu uitati sa pastrati un numar de 1-2 sedinte la finele etapei pentru a verifica acuratetea procedurilor impreuna cu proprietarii de procese.

2. Pasi marunti si atentie la detalii. Procesul trebuie descris in pasi marunti. Orice proces este mai usor de inteles si aplicat daca este descris in pasi marunti si clari. O procedura descrisa in pasi marunti poate fi folosita si pentru a instrui o persoana noua in organizatie/departament. Detaliile procesului trebuie dezvaluite pentru a va asigura ca atunci cand o procedura este citata ea poate fi si inteleasa.

TIP: Recomandarea mea este ca procedurile sa fie concepute sub forma de schema logica acest lucru permitandu-va ilustrarea eficienta a activitatilor caracteristice procesului respectiv. Acest mod de a descrie un proces va permite sa aratati foarte usor intrarile si iesirile in si din activitatile descrise.Procedura - schema logica

3. Fiti iscusiti! In cadrul sedintelor de documentare: abordati subiectul deschis, printr-o discutie lejera. Fiti consecventi in aflarea detaliilor caracteristice procesului. Puneti intrebari, chiar daca par banale sau fara rost, voi trebuie sa intelegeti procesul pentru a-l putea reprezenta cat mai corect. Nu uitati ca proprietarii de procese sunt persoane foarte implicate in procesul pe care-l documentati si, din experienta, va spun ca au tendinta sa omita anumite lucruri, daca lor nu li se par importante.

TIP: la debutul discutiei, pe tot parcursul sedintei, desenati pe o hartie (sau pe un flipchart, daca aveti unul la dispozitie) schema procesului de documentat si invitati proprietarul de proces sa faca adaugiri acolo unde este cazul.

4. Atasati formularele caracteristice. Cand documentati proceduri nu omiteti formularele caracteristice. Existenta inregistrarilor este cruciala in auditurile interne dar si in auditurile de secunda sau terta parte. Trebuie sa cadeti de comun acord impreuna cu proprietarul de proces asupra modului in care formularele caracteristice vor arata si vor fi folosite. Dupa stabilirea formei lor finale, acestea trebuie atasate procedurii si supuse procesului de aprobare.

TIP: trebuie sa gasiti un echilibru intre numarul formularelor ce trebuie intocmite in proces, prevederile standardelor ISO de implementat si necesitatile organizatiei.

5. Creati proceduri pentru utilizatorii lor, nu pentru auditori! Procedurile trebuie create in primul rand pentru a fi utilizate in organizatie, nu pentru a fi prezentate auditorilor. Asta inseamna ca procedura trebuie sa fie orientata in primul rand pe nevoile organizatiei nu pe cele ale standardului ISO de implementat. Bineinteles nu spun ca prevederile standardelor ISO de implementat trebuie ignorate complet ci doar ca nu trebuie sa fie considerate mai importante decat nevoile organizatiei in care creati procedurile.

Acestea fiind spuse, va urez spor la treaba si inspiratie in crearea procedurilor.

Pentru mai multe informatii, vizitati si http://consultant-iso.ro

Marinel Androne

ISO Advisor

Proceduri! Da, da’ de ce?

Leave a reply
Procedura

www.consultant-iso.ro

Bun, asa cum probabil ati observat si voi, toata lumea vorbeste despre proceduri si despre necesitatea respectarii acestora. In schimb, sunt foarte putini aceia care constientizeaza motivele pentru care o organizatie are nevoie de proceduri.

Cateva din motivele pentru care un bun manager decide sa demareze documentarea proceselor de business (intocmirea procedurilor) sunt urmatoarele:
– procedurile bine facute furnizeaza informatii despre procesul/procesele de munca ce se desfasoara in organizatii;
– informatia furnizata de proceduri poate fi folosita pentru a satisface diferite cerinte de reglementare sau cerinte ale unor standarde (ISO 9001, ISO 14001 etc.);
– procedurile pot si trebuie sa fie folosite ca si suport de curs in cadrul instruirilor interne;
– procedurile se folosesc si pentru a imbunatati procesele descrise (in urma analizelor riguroase, bineinteles);
– procedurile ajuta angajatii sa-si desfasoare activitatile in care sunt implicati intr-un mod eficace/eficient.

Din pacate, trebuie sa recunosc faptul ca in activitatea mea de consultant pentru implementarea sistemelor de management am intalnit foarte putine organizatii care au decis procedurarea activitatilor (si certificarea unui sistem de management ISO) datorita sumei motivelor expuse mai sus.

Implementarea unui sistem de management – determinarea cauzelor radacina ale neconformitatii

1 Reply

Articolul va arata cum puteti determina cu exactitate cauza unei neconformitati identificate in sistemul de management implementat.

1. Conceptul de neconformitate

Atunci cand parcurgeti un proces de implementare ISO (fie ca este vorba de ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 etc.) la un moment dat va veti lovi de conceptul de neconformitate.

Standardul ISO 9000:2005 defineste termenul „neconformitate” ca fiind o neindeplinire a unei cerinte.

Standardul ISO 9001:2008 cere ca neconformitatile sa fie identificate, eliminate si, mai mult de-atat, cauza de aparitie a lor sa fie eliminata.

2. De ce este important sa identificam cauzele radacina ale neconformitatii

Buuun, acum, daca va doriti o implementare ISO (orice fel de sistem de management – calitate/mediu/ohsas etc.) corecta trebuie sa identificati si sa va asumati cauzele radacina ale neconformitatilor identificate.

Cauza radacina a neconformitatii este importanta pentru ca odata cu eliminarea va asigurati, intr-o buna masura, de faptul ca neconformitatea identificata nu se va mai repeta.

3. Tehnica celor 5 „de ce?” (Five whys tehnique)

Cea mai comuna tehnica de identificare a cauzelor radacina ale unei neconformitati o reprezinta Tehnica celor 5 „de ce?” (Five whys tehnique).

„Tehnica celor 5 de ce?” (Five why tehnique) este o tehnică utilizată în faza de analiză a neconformitatii identificate intr-un sistem de management.

Metoda se aplica intreband în mod repetat “de ce?” (de cinci ori, de regula) pana cand se ajunge la radacina cauzei neconformitatii. Desi aceasta tehnica se numeste “„Tehnica celor cinci de ce?”, in functie de natura neconformitatii identificate, puteti determina cauza radacina punand intrebarea de mai puţine sau mai multe ori.

Cam asta este tehnica celor 5 “de ce?”. Simplu, nu? Astept parerile voastre aici, la sectiunea “comments”

Pentru mai multe detalii puteti sa ne contactati la: office@consultant-iso.ro sau sa vizitati site-ul http://consultant-iso.ro

Marinel Androne

ISO Advisor

0722550579

Sistem de management al calitatii in 5 (+1) pasi

9 Replies

Asa cum spune si titlul mai jos aveti cei 5 (+1) pasi de urmat pentru a implementa un sistem de management al calitatii.

Pasul 1: Planificarea sistemului de management

Etapa debuteaza printr-o analiza atenta a businessului si a proceselor caracteristice din care trebuie sa rezulte:

– procesele de business pentru care trebuie elaborate proceduri/instructiuni de lucru;

– proprietarii proceselor (process owners) – acele persoane  care guverneaza fiecare

proces in parte.

Odata analiza finalizata trebuie stabilit un plan al proiectului ce trebuie sa contina procesele identificate si proprietarii acestora, termene limita pentru etapele proiectului, responsabilii fiecarei etape, resurse etc.

Tip: atunci cand elaborati lista proceselor trebuie sa tineti cont si de acele procese ce trebuie documentate (in conformitate cu ISO 9001).

Pasul 2: Documentarea proceselor

Tinand cont de planul elaborat in etapa anterioara, trebuie purces la asternerea pe hartie (sau pe un alt suport agreeat de voi) a procedurilor.

In functie de scopul vostru dar si de cerintele standardului puteti elabora urmatoarele tipuri de documente:Procedura - schema logica

2.1 Proceduri. Procedurile pot fi sub forma de text sau sub forma de schema logica. Indiferent de formatul adoptat, procedurile trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari: “cine/ce/cand face?”

2.2 Instructiuni de lucru. In situatia in care complexitatea activitatii o impune atunci este bine sa creeati si instructiuni de lucru. Instructiunile de lucru reprezinta, de fapt, o descriere foarte amanuntita a unei activitati. Instructiunile de lucru trebuie sa raspunda la intrebarea “cum se face?”

2.3 Manualul sistemului de management. Manualul sistemului de managementreprezinta un “cuprins” al sistemului implementat, o trecere in revista a modului in care organizatia indeplineste fiecare cerinta a standardului implementat. Manualul sistemului de management este un document impus de cerintele standardului ISO 9001.

Tip: daca decideti ca un proces nu are nevoie de o procedura pentru a functiona corect, puteti descrie respectivul proces intr-unul din capitolele Manualului Sistemului de Management.

Pasul 3: Implementarea propriuzisa

Reprezentantul Managementului sau consultantul la care compania a apelat trebuie sa fie alaturi de proprietarii de proces in tentativa lor de a urmari si respecta procedurile realizate in Pasul 2. Cand stati alaturi de colegii dumneavoastra trebuie sa ii convingeti sa urmeze procedurile iar daca procedurile contin erori sau nu sunt in concordanta cu procesul descris sa va aduca imediat la cunostinta lucrul asta. Acum este un moment excelent in care puteti revizui documentatia.

Odata cu vegherea asupra respectarii procedurilor nu trebuie sa scapati din vedere importanta obtinerii inregistrarilor caracteristice sistemului. La finele perioadei trebuie sa fiti absolut siguri ca ati strans suficiente inregistrari pentru a putea face fata auditurilor ce vor urma.

Pasul 4: Auditul sistemului de management implementat

In etapa de fata ar trebui sa auditam intreaga organizatie si sa ne asiguram de faptul ca sistemul de management implementat respecta cerintele standardului ISO 9001. Daca aruncam o privire in standard, la clauza 8.2.2, vedem ca auditul trebuie sa fie planificat si ca in urma auditului intern trebuie sa rezulte unul sau mai multe rapoarte de audit. Pentru realizarea unui audit cat mai corect avem la dispozitie si prevederile ghidului pentru auditarea sistemului de management al calitatii si mediului – ISO 19011:2003. (Edit 2020: Din 2018 a aparut o noua versiune a ghidului pentru desfasurarea auditurilor)

Tip: auditul trebuie realizat de persoane cu competenta in efectuarea auditurilor. Iar auditorul trebuie sa fie independent fata de zona auditata.

Pasul 5: Analiza sistemului de management implementat.

Dupa ce auditul intern s-a incheiat trebuie ca managementul organizatiei sa se reuneasca pentru a analiza sistemul de management proaspat implementat. Standardul ISO 9001 ne arata care sunt elementele de intrare in analiza dar si elementele de iesire (decizii pentru imbunatatirea sistemului de management, decizii pentru imbunatatirea produsului in raport cu cerintele clientului).

Pasul 5+1:  Auditul de certificare

Acum este momentul pentru a solicita auditul de certificare din partea unui organism de certificare. In functie de organismul de certificare abordarea asupra procesului de audit poate diferi. In cateva cuvinte, auditul de certificare va decurge astfel: organismul de certificare va trimite un plan de audit; dupa confirmarea planului de audit de catre companie, la data stabilita de comun acord o echipa de audit va “descinde” la  sediul vostru pentru a executa auditul. Daca auditul se va finaliza cu bine, in cateva zile veti avea raportul de audit si certificatul. Daca auditul nu va decurge asa cum v-ati fi dorit, in functie de cutumele fiecarui organism de certificare, vor avea loc noi vizite din partea organismului de certificare pentru a se asigura ca organizatia indeplineste cerintele standardului.

Pentru mai multe detalii va rog sa postati comentarii sau sa ma contactati la http://consultant-iso.ro.

Marinel Androne

ISO Advisor

http://consultant-iso.ro

office@consultant-iso.ro